Protokoll konstituerande möte på Rörums strand Samfällighet.
Datum:2023-08-06
Plats: Rörums sporthall
Närvarande: Jonas Brorsson, Gunvor Persson, Anette Olin, Karl Dahlström, Håkan Sagerström
Thomas Nilsson, Johan Eker,
§1 Mötets öppnande.
Ordföranden Jonas Brorsson öppnade mötet.
§2 Protokollförare för mötet valdes Thomas Nilsson.
§3 Styrelsen beslutade att välja Karl Dahlström till protokolljusterare.
§4 Styrelsen godkände dagordningen.
§5 Konstituerande.
Förtroende poster inom styrelsen:
Ordförande Jonas Brorsson
Vice ordförande Malin Olsson
Kassör Gunvor Persson
Sekreterare Julia Adner
Julia och Malin var inte närvarande på det konstituerade mötet men tillfrågades och sa ja till de
poster som det konstituerade mötet föreslog.
§6 Övriga val.
Vägansvariga valdes Johan Eker och Anette Olin.
Som sakkunnig om vägarna kommer Håkan Sagerström att fungera.
§7 Firmatecknare.
Styrelsen beslutade att välja Gunvor Persson xxxxxxxx-xxxx och Jonas Brorsson xxxxxxxx-xxxx
till firmatecknare att var för sig teckna föreningen.
§8 Mötesdagar för föreningen.
2023-11-05
2024-04-01
2024-07-07
Årsmöte 2024-08-04
§9 Mötets avslutande.
Ordförande Jonas Brorsson tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat.
Vid Protokollet: Justerare:
Thomas Nilsson Karl Dahlström
Protokoll styrelsemöte i Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden
Tid:2023-11-05 10:00
Plats:Olvonvägen 4 samt digitalt
Styrelse:
Närvarande
Ordförande: Jonas Brorsson
Vice ordförande: Malin Olsson
Kassör: Gunvor Persson
Sekreterare: Julia Adner
Vägar och grönytor: Johan Eker och Anette Olin. (Håkan Sagerström suppleant)
Suppleanter:
Håkan Sagerström, Gittan Lundberg, Karl Dahlström
§1 Mötets öppnande
Jonas förklarar mötet öppnat. Dagordningen föredrogs och godkändes.
Styrelsen är beslutsför då mer än hälften av styrelseledamöter närvarade.
§2 Val av justeringsperson
Ordförande och Gittan Lundberg utsågs att justera protokollet.
§3 Föregående mötesprotokoll
Föregående mötesprotokoll från 2023-07-09 lades till handlingarna. Punkterna nedan
diskuterades.
a. Vall mot Rörums norra å
Håkan S har stämt träff med Anders Lyckosköld (ägare av skogsdala) angående
vallen och diskutera vad som kan ske.
Julblomma till Skogsdalas ägare kommer Håkan S köpa, ca 500 kr som tack för att de
hjälpt till och bidragit med åtskilliga träd vid trädfällningen.
Diskussion fördes kring att organisera någon form av å-rensning framöver,
arbetslaget som har ån närmst föreslås ta initiativ till en informell kallelse för att
hjälpas åt att rensa i bäcken. Detta för att hjälpa vattnet att komma fram så att inte
oönskade dammar bildas.
b. Pärmförvaring
Pärmarna står på Rönnbärsvägen och de ska arkiveras i Simrishamn kommuns
arkivtjänst. Håkan S och Gunvor P gör en grovrensning innan förvaringen.
c. Blomlådornas placering
Blomlådorna ska flyttas, Julia A har tagit på sig att flytta dem och fylla dem med
blommor så att de är fina till vår och sommar.
d. Vägbulornas placering
Inga fler synpunkter har kommit in och styrelsen fastslår att vägbulorna är kvar där
de tidigare är beslutade att vara. Övriga bulor ska även de vara enligt karta. Beslut på
årsmöte krävs för att ta bort dem. Tanken med bulorna är att biltrafik ska bromsas
men att barnvagnar och cyklar (även lådcyklar) ska komma förbi.
§4 Ekonomi
Gunvor P redovisar att ekonomin är god. Det är 18 boende som har uteblivit med
inbetalningar. Pengar från Eon har kommit in, se bilaga. Blomma till Krister ska läggas ut för.
Övriga utgifter och kassaflöden finns i bilagan för att se.
§5 Allmänningarna
Möte med stickvägsrepresentanter hade Johan och Anette tidigare i somras där det var god
uppslutning, representant från Flädersbärsvägen samt Ulexvägen saknas. Det har blivit
uppenbart att kommunikationen fortfarande behöver förbättras. Nu har alla haft sina
arbetslag och stickvägsrepresentanter ska inkomma med in skrivelser/liten rapport kring vad
som har gjort och vad man planerar att göra framöver. Är det så att arbetslaget ser att man
behöver hjälp med något är det bra om det framkommer till styrelsen så att denna kan hjälpa
driva arbetet framåt. Runt Flädersvägen har man haft svårt att sammankalla ett arbetslag
och vi ser att det är skyndsamt att röja det sly som växt upp för att detta inte ska växa upp
innan april. Flädersbärsvägens stickvägsrepresentant ska kontaktas för att be hen att
framföra till sitt arbetslag att sly måste röjas. Sedan ska denne återkoppla till styrelsen hur
det gått och om de eventuellt behöver stöd för att komma vidare. Diskussion uppstod kring
om arbetslagens arbete. Det fastslogs att om det är svårt att få arbetet att fungera i
arbetslagen kommer vi behöva köpa in tjänsten för att hålla efter träd och buskage och då
kommer avgiften höjas avsevärt. Bilaga från mötet med stickvägsrepresentanter finns tillagt.
§6 Vägarna
Vägarna har inte gjorts vid på grund av att Eon varit här och kört under hösten med tunga
maskiner. Eon kommer skrapa och grusa vägarna på nytt innan påsk.
Högarna med grus längs med vägarna är tillför att laga vägarna och det uppmuntras att
sådana initiativ tas. Vissa högar behöver fyllas på, Håkan kommer samordna att högarna fylls
på denna omgång.
§7 Övriga frågor
a. Uppdatering av stickvägsrepresentanter på hemsidan
Listan med stickvägsrepresentanter, skickas till Jonas av Johan som uppdaterar listan.
Hemsidan uppdateras efter hand men behåller sin nuvarande stomme.
b. Välkomstbrevet till nya boende
Välkomstbrevet har skrivits på av Anette O och JohanE. Brevet ska skickas ut till alla nya
men även som en påminnelse till de som bor här. Stickvägsrepresentanter åläggs att
överlämna välkomstbrevet till nyinflyttade. Vissa förändringar i brevet föreslås och
beslutas om, tex att man inte får ta ner träd, träd definieras 30 cm i omkrets en meter
upp är träd. Samt att styrelsen har ansvaret för att anläggningsbeslutet och omskötsel
hålls, ska man ta ner träd så ska man kontakta sin stickvägsrepresentant, har man svårt
att nå denna ska man kontakta styrelsen.
c. Plan för ny Kassör 2024-2025
Valberedningen åläggs att söka efter en ny kassör. Det stora jobbet är att se till
medlemsavgifter kommer in.
d. Praxis för förbrukningsmaterial och bränsle till verktyg
Jonas har verktygen i sitt förvar. Praxis föreslås att vara att man har möjlighet att komma
in med kvitto för bränsle och hyrsläp vid rimliga pengar.
e. Skrivelse från Karin på Stenhovsvägen
Skrivelsen handlar om eldning på området samt praxis kring trädfällning nära tomtgräns.
- Eldning inom samfälligheten.
I diskussionen framkommer att det blir svårt att hitta en gemensam plats då det
är så pass mycket sly som eldas. Eldning inte ske mellan april och augusti enligt
Simrishamnskomuns beslut. Vi uppmanar Näckensvägs arbetslag att utreda
andra möjligheter till eldningsplats att försöka hitta en plats som inte ligger så
nära inpå andra hus samt att uppmana dem dra ner det som går till
Stenshosvägens rishög. En allmän uppmaning till arbetslagen om att man
meddelar grannar på anslagstavlor eller via Jonas när man har arbetslagshelg
och/eller eldningsdag föreslås och beslutas om.
- Policy för höga träd nära fastighet.
Varje stickväg ska rapportera in vilka träd som behöver eller önskas fällas innan
nästa årsmöte då styrelsen sammanställer vilka träd som behöver tas ner.
Skrivelser om trädfällning ska komma in innan styrelsemötet den 2024-07-07.
Styrelsen vill att man inför sådana önskningar kontaktar stickvägsrepresentanter
och grannar samt att pratar ihop sig inför trädfällning. Styrelsen har med arborist
gått runt och konstaterat att inga träd var i risk i området runt Stenshovägen.
Ingen policy för höga träd finns i dagsläget.
f. Skrivelse från Erik på Stenshovägen
Erik menar att man i stället för att elda upp biomassa skulle forsla bort det gratis. Vi
beaktar föreslaget och uppmuntrar Erik att undersöka om det finns sådana möjligheter.
Tex. Gylleboflis eller någon äppelodlare. I dagsläget finns inget sådant alternativ från vare
sig ÖKRAB eller Sysav. JonasB formulerar ett svar till Erik samt önskar att Erik återkopplar
till Anette och Johan.
g. Skrivelse från Urslula på Näckensväg
Ursula inkommer med en önskan om att vi som styrelse noterar att det tagit ner sly på
Näckensvägs område. Arbetslag ska inte gå in på annans arbetslags område och ta ner
något, vare sig det är sly eller träd, styrelsen måste informeras inför trä-, buskage- eller
sly-borttagning. Detta ska framföras till stickvägsrepresentanten för Stenshovägen Karin.
Jonas kommer återkomma med en skrivelse.
§8 Avslutning
Mötet förklaras avslutat med tack till alla närvarande både på länk och på plats.
Vid protokollet Justerare
Julia Adner Jonas Brorson Gittan Lundberg
Protokoll styrelsemöte Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden 2024-04-01
Tid: 2024-04-01 10:00
Plats: Olvonvägen 4 samt digitalt
Styrelse:
Närvarande
Ordförande: Jonas Brorsson
Vice ordförande: Malin Olsson
Kassör: Gunvor Persson
Sekreterare: Julia Adner
Vägar och grönytor: Johan Eker och Anette Olin. (Håkan Sagerström suppleant)
Suppleanter:
Thomas Nilsson, Håkan Sagerström,Karl Dahlström
§1 Mötets öppnande
Jonas förklarar mötet öppnat. Dagordningen föredrogs och godkändes.
Styrelsen är beslutsför då mer än hälften av styrelsemötet närvarande.
§2 Val av justeringsperson
Anette och Jonas justerar protokollet
§3 Föregående mötesprotokoll
Föregående mötesprotokoll från 2023-11-05 lades till handlingarna. Punkterna nedan
diskuterades.
a. Vall mot Rörums norra å, röjning i ån
Diskussion fördes kring hur vi bäst skyddar hus och ser till att stigar är säkra.
Diskussionen landar i att rensning i ån för att underlätta för vattnet att flöda är
fördelaktigt. Skåne-timmer (JGA- Skog) är kontaktade för offert som kommit in
på 25 tkr. Håkan har kontaktat skogsstyrelsen (?) för att få dispens och för att
fortlöpande få röja i årännan. Vi beslutar om att ansöka om dispens samt
kontakta JGA- Skog. Skrivelsen bifogas till protokollet. Håkan tar kontakt med
arbetande på nationalparken för att prata med dem om att rensa upp en del
av fåran för att på så sätt minska risken för översvämning .
b. Pärmförvaring
Pärmarna står på Rönnbärsvägen 6 hos Håkan och behöver rensas för att
sedan förvaras i arkiv i hos Simrishamns kommun. Alla protokoll måste
sparas samt alla bilagor och debiteringslistorna. Håkan och Gunvor kommer
att ta sig an detta innan sommaren är slut.
c. Uppdatering av stickvägs-representanter på hemsidan
Jonas uppdaterar hemsidan med stickvägsrepresentanterna för varje
stickväg.
d. Uppföljning på skrivelser till föregående möte
i. Höga träd
Höga träd är besiktigade och det finns inte risk för fallande träd.
Styrelsen vill att boenden kontaktar sina stickvägsrepresentanter för
borttagning av träd som är fara för fastighet och människa. Vid möjlig
framtida röjning av övriga träd kommer vi att samla in förslag på träd
för borttagning. Förra röjningen gjordes förra året 2023. Vi uppmanar
stickvägarna att prata med varandra om vilka träd som eventuellt kan
tas ned. Johan och Anette skickar ut mail till
stickvägsrepresentatnterna om önskan att få in träd som kan vara fara
för liv och egendom. Före midsommar ska de komma in med
önskemål om träd som behöver tas ner.
ii. Eldning/Bortforsling
Angående eldning så har vi läst reglerna om att eldning ska ske med
stor hänsyn till boende och med samtal mellan stickvägarna. Vi
uppmanar till att bortforsla sly och enas om att ekonomiskt stöd för
hyra av släp kan fås om man kontaktar styrelsen.
iii. Sly mellan Näcken/Stenhov
Samtal mellan stickvägsrepsrensteanterna är inlett.
§4 Ekonomi
Gunvor deklarerar bilagan och vilka utgifter samt inkomster som kommit in under
året. Just nu har vi 192 tkr i kassan samt 9 644 kr på företagskontot. En stor del av
överskottet kommer från Eon. Resultatrapporten ligger som bilaga. Vi inväntar
faktura från snöröjningarna.
§5 Allmänningarna
Fläderbärsvägens stickvägsrepresentanter är kontaktade för uppmaning till att ta bort
al-skott, vilket helst görs i augusti. Vi är ålagda att ta hand om marken och hålla
ytorna öppna och hålla efter den röjning som gjordes förra året. Målet är att ytan ska
röjas innan hösten 2024.
§6 Vägarna
Vi håller den underhållsplan som är upprättad. Skrapning och saltning sköts upp
eftersom Eon reparerade/grusade vägarna efter sin framfart i höstas. Diskussion
fördes om vad som är bäst för vägarna. Enighet om att vi detta året kommer skrapa
vägarna samt påfyllning av grus och saltning av Ulexvägen. Anette tar på sig att
kontakta Jan på Bästekille för att få detta gjort snarast.
Stickvägarna är ålagda att sätta upp bulorna enligt tidigare beslut. Jonas svarar Karin
på Stenhosvägen om att det måste göras.
§7 Övriga frågor
a. Status EON
Slutbesiktning 4/4 2023 Håkan och Anette kommer närvara.
b. Service Motorsåg
Jonas har verktygen hos sig vilket han tycker fungerar bra. Motorsågen är i
behov av service.
c. Skjulet vid ån
Diskussion fördes kring hur vi ska ta hand om skjulet nere vid ån. Vi föreslår
att kan hjälpa till.
§8 Avslutning
Vi förklarar att mötet avslutat med tack till alla närvarande på länk och på plats.
Vid protokollet Justerare
Julia Adner Jonas Brorson Anette Olin
Protokoll styrelsemöte Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden
Tid: 2024-07-07 10:00
Plats: Olvonvägen 4 samt digitalt
Styrelse:
Närvarande
Ordförande: Jonas Brorsson
Kassör: Gunvor Persson
Sekreterare: Julia Adner
Vägar och grönytor: Johan Eker och Anette Olin.
Suppleanter:
Gittan Lundberg,
Karl Dahlström
§1 Mötets öppnande
Jonas förklarar mötet öppnat. Dagordningen föredrogs och godkändes.
Styrelsen beslutsför då mer än hälften av styrelseledamöter närvarade.
§2 Val av justeringsperson
Karl Dahlström och Jonas Brorsson
§3 Föregående mötesprotokoll
a.Röjning i ån - Håkan
Vi har fått dispens för att röja i ån av Skogsstyrelsen, dock med flera förbehåll och förhållningsregler. JGA-skog kommer att göra röjningen i slutet av augusti. Vi kan även kontakta JGA-skog för nedtagning av enskilda träd. Kontakten med JGA-skog ska vidareförmedlas av Håkan till kvarsittande styrelsen.
b.Pärmförvaring – Håkan/Gunvor
Pärmrensningen ska göras under sommaren.
§4. Statusuppdateringar
a.Ekonomi
Ekonomin och god då vi har fått 37 tkr från Eon. I dagsläget finnes 157 tkr på sparkontot.
b.Allmänningarna – Johan/Anette
i. Farliga träd – eventuella rapporter från stickvägarna
Två förslag på träd som behövs tas ned har rapporterats. De nämnda träden diskuteras, de har inte bedömts vara farliga av arborister och ingen fällning kommer göras detta året. Det finns ett protokoll från när skogsstyrelsen var här och tittade på nyckelbiotopen som ligger i anslutning av träden. I det protokollet finns rekommendationer om hur området kan och bör skötas.
Nedtagning av träd skjuts till eventuellt nästkommande år, styrelsen kontaktar stickvägarna för att samla in information om träd som framöver önskas fällas. Styrelsen kommer kontakta JGA-Skog för att se hur många träd som behövs för att de ska kunna komma ut och fälla relativt kostnadsfritt och om de så småningom kan komma och besiktiga de träd vi väljer ut.
Diskussion uppstår om hur vi kan underlätta att det blir samsyn kring hur vi sköter området. På årsstämman ska styrelsen ta upp detta och synliggöra arbetet. Diskussionen fortgår om att tydliggöra och påminna samtliga medlemmar av samfälligheten med information kring de olika stickvägarnas områden samt anläggningsbeslutet vi är ålagda att följa. Styrelsen föreslår att vi samlar in information om hur stickvägarna sköts från stickvägrepresentanterna. Var efter detta sammanställs och omarbetas till ett dokument som lutar sig på anläggningsbeslutet, rekommendationer från skogsstyrelse och länsstyrelse, samt stickvägarnas tankar. Detta dokument kan då senare skickas ut till medlemmar av samfälligheten.
Johan och Anette börjar med att skicka ut ett mail till stickvägrepresentanterna där de uppmanar dem att sammanställa sin stickvägs tankar om skötsel till nästa stickvägsrepresentantsmöte.
c. Vägarna – Johan/Anette
Skrapning, grus och saltning är gjort i våras. Vägarna bedöms vara i bra skick i dagsläget.
§5 Förberedelse för årsstämma
a.Kallelse
Ska gå ut på anslagstavlan, brev samt mail. Det som är med brukar vara med är ekonomin, plats, tid samt dagordning samt verksamhetsberättelsen.
b.Plats/loka
Rörum SKs klubblokal.
c.Styrelsens förslag till ordförande och sekreterare för stämman
Jonas erbjuder sig att vara ordförande. Thomas Nilsson föreslås vara sekreterare. Jonas pratar med Thomas om det. Årsstämman väljer justerare på plats.
d.Verksamhetsberättelse
Jonas har skrivit berättelsen och vi bifaller att den stämmer.
e.Behandling av eventuella motioner
Ingen motion har kommit in till styrelsen.
f.Eventuella framställningar från styrelsen
Diskussion kring eldning. Syrelsen enas om att uppmana till bortforsling av avfall och om eldning ska ske så ska stor hänsyn till de kringliggande fastigheterna tas. En uppmaning till att varje boende ska ta hand om sitt eget trädgårdsavfall. Styrelsen informerar också om vad som står i anläggningsbeslutet.
Aspekulle som sköter snöröjning önskar att vi ser till att soptunnor inte välter.
g. Ersättning till styrelsen och revisorerna
Ingen ersättning önskas av styrelsen.
h.(eventuell diskussion om valberedningens förslag till ny styrelse, inklusive kassör)
Malin Sandström föreslås vara kassör, Gunvor går in som suppleant. Håkan och Gittan kommer att avgå från styrelsen.
i. styrelsens förslag till utgifts- och inkomststal samt debiteringslängd
Vi föreslår att avgiften kvarstår. Ekonomin är god och mindre justeringar inför nästa år föreslås.
Skrapning görs var 4:e år och saltning görs varje år. Detta året kostade saltningen 14 tkr och förväntas kosta liknande summa. För att även ta höjd för andra problem budgeteras det för 25 tkr för nästa år. På allmänningarna och längs med vägarna kostade klippningen cirka 6 tkr detta året. Budgeten inför nästa år sätts till 15 tkr för att utöka klippningen. Röjning av ån kostade detta året ca 4 tkr för att styrelsen sökte dispens för att få röja i ån. Nästkommande år sätts budgeten till 30 tkr då röjningen ska ske. Banken kostade detta året cirka 1,5 tkr. Hemsidan uppgår kostnaden till cirka 2 tkr per år. Anvarsförsäkringen kostade ca 3 tkr budgeten för nästkommande år ligger på 4 tkr. Gunvor skickar ut sammanställd budget.
§6 Övriga frågor
a.Status området mellan Näckens väg och Stenshovägen
Vi träffades på ängen, diskuterade de olika önskemålen. Ett förslag skickades ut till de som var berörda och ett majoritetsbeslut kom fram till att förslaget godkändes.
b.Status området bakom Fläderbärsvägen
Styrelsen har skickat ut en uppmaning om att avverkandet av sly görs bäst i augusti.
c.Ansvarig för medlemsregister
Hantering av medlemsregistret kan göras av annan än kassören. Det föreslås att vice ordförande eller suppleant tar hand om den posten.
d.Skjulet
Skjulet målades av Anette. Kompensation för utlägg av färg bifalles.
e.Blomlådor
Blomlådorna har fått en ny plats och blivit lagade. Kompensation för utlägg av jord och blommor bifalles.
§7. Avslutning
Mötet förklaras avslutat med tack till alla närvarande både på länk och på plats.
Vid protokollet Justerare
Julia Adner Jonas Brorson Karl Dahlström