Datum 2020-07-05
Plats Digitalt via Messenger
Närvarande:
Krister Nordland, Yvonne Andreasson,
Gunvor Persson, Claes Nordenstam, Karolina Johnsson, Håkan Sagerström, Johan Eker, Malin Olsson, Niclas Adner, Gittan Lundberg
Frånvarande:
Gun-Britt Rosén, Bo Christensson
§1
Ordföranden hälsade alla välkomna och öppnade mötet. Dagordningen föredrogs och godkändes med 2 tillägg under punkten Övrigt. Fastställdes att styrelsens sammansättning ska vara enligt
stadgarna.
§2
Gunvor Persson utsågs att justera protokollet.
§3
Föregående protokoll från styrelsemötet 2020-04-13 genomgicks och lades till handlingarna.
§4 Ekonomin
Gunvor Persson redovisade resultat- och balansrapport per den 30 juni 2020. Alla avgifter för 2019 är betalda, 1500 kr har tillkommit som påminnelseavgifter. Resultat 56 100 kr i intäkter. Nettoresultat -1998,45 kr, inkl fjolårets
saltning och skrapning 9188 kr. Balansrapporten visar en reserv på motsvarande 1 års intäkter vilket är en bra målsättning.
§5 Allmänningarna – underhåll och skötsel
Håkan Sagerström
och Johan Eker redovisade förslag till Strategisk plan för skötsel av grönytor och vägar efter genomförd enkät till medlemmarna och gemensam vandring på området. Syftet är att enas om en gemensam ambitionsnivå,
hålla efter sly och klargöra kostnadsutvecklingen. Bytet från Farmartjänst till ny entreprenör Hassleryds Entreprenad innebär lägre kostnad för grönområdeshjälp. Styrelsen beslöt att förslaget
till strategisk plan inklusive information om uppdelning av stickvägar och del av allmänningar skickas ut inför årsmötet.
§6 Vägarna – underhåll mm
a) Saltning pågår. Diskussion om
vägbulor. Förslag att byta ut blomlådorna i infarten mot vägbula eftersom det ändå körs för fort och det är problem med att lådorna flyttas undan. Vägen slits ojämnt. Förslag att placera ny
vägbula i anslutning till kurvan. I så fall bör bulorna tas bort under vintern då trafiken är begränsad. Fartproblemen finns från påsk – allhelgona. Det behövs fler som hjälper till med vägbulorna.
Anmäl hjälp till Håkan Sagerström och Johan Eker. Förvaring av delarna måste ske under vintern. Plan för byte av utslitna vägbulor bör upprättas. Beräknad livslängd ca 10 år.
b)
Skylt ”Privat” i korsningen Kortelsvägen/Ulexvägen diskuterades på extra styrelsemöte 2015-08-09 efter påpekande på årsmötet av revisionen att det fortfarande var problem med otillåten trafik. Pollare
är inget alternativ eftersom de skulle hindra nödvändig trafik av post- och sopbil och räddningsfordon. Styrelsen ansåg att nuvarande skyltning bör räcka.
§7 Årsmötet 2 augusti kl 10-12
Utskick
alla handlingar 3 veckor i förväg. Balans- och resultaträkning och förslag till budget meddelas senare. Periodiserad budget föreslås för att underhåll ska framgå enligt strategisk plan. Oförändrad årsavgift
föreslås. Pga pandemin föreslås att mötet sker utomhus utanför idrottshallen med egen medförd stol, om vädret tillåter. Lokalen i idrottshallen bokas som
vanligt. Därtill ges möjlighet att poströsta
och digital lösning (Malin Olsson), vilket fungerar om det inte är alltför blåsigt. Hemsidan kommer att uppdateras.
§8 Övrigt
a) Boulebanan används inte pga pandemin. Claes Nordenstam gör utskick om
att banan kan användas med iakttagande av avstånd.
b) Soptunnor som står i vägkanten välter ofta när det blåser. Stöd för vindskydd behövs. Niclas Adner tar reda på placering som är OK för
ÖKRAB.
§9 Avslutning
Ordföranden tackade alla för visat intresse och avslutade detta föreningens andra digitala styrelsemöte.
Vid protokollet Justerare
Yvonne Andreasson Gunvor Persson
Datum 2020-04-13
Plats Digitalt via Messenger
Närvarande: Krister Nordland, Yvonne Andreasson, Gunvor Persson, Claes Nordenstam, Karolina Johnsson, Håkan Sagerström, Johan Eker,
Gittan Lundberg Frånvarande (inklusive de suppleanter/extra som pga Messenger-begränsning ville men ej kunde deltaga): Gun-Britt Rosén, Niclas Adner, Malin Olsson, Bo Kristensson
§1 Ordföranden hälsade alla
välkomna och öppnade mötet.
Mötet fördes digitalt via Messenger. Messenger har en före mötet okänd begränsning på 8 samtidiga deltagare. Detta innebar att i princip endast ordinarie styrelse kunde deltaga.
Dagordningen föredrogs och godkändes.
§2 Krister Nordland utsågs till att föra protokoll och Gunvor Persson utsågs att justera protokollet.
§3 Föregående protokoll från styrelsemötet
2019-11-03 lades till handlingarna.
§4 Ekonomin.
Gunvor Persson redovisade Resultat- och balansrapport per den 24 mars 2020. Alla avgifter för 2019 är betalda, 1500 kr har tillkommit som påminnelseavgifter.
Resultat
24 mars för räknesskapsåret är +25 687,55 kr men fakturor för lagningsgrus och saltning saknas.
Styrelsen konstaterade att ekonomin är i god ordning.
§5 Allmänningarna – underhåll och skötsel
a) Strategisk plan.
Håkan Sagerström och Johan Eker redovisade stickvägsrepresentanternas svar på frågebatteri. Samtliga stickvägar har svarat utom Huldrans väg.
Håkan och Johan gjorde en sammanfattning/analys
av svaren som styrelsen står bakom.
Några stolpar:
Strategisk plan bygger på Samfällighetens anläggningsbeslut. Alla allmänningar/områden har inte samma förutsättningar så viss variation kan
tillåtas. Ambition för varje område ska beskrivas och är en bilaga i Strategisk plan.
Styrelsen och stickvägsrepresentanter kommer därför att besiktiga områdena den 21 maj kl 10 (Kristi Himmelsfärd). Samling
vid postlådorna vid Ulexvägen 18. Stickvägsrepresentant som ej kan deltaga kan utse en annan representant för stickvägen.
Stickvägsuppdraget ska presenteras på ett strukturerat och förklarande sätt och inkludera
uppföljning. Mer samarbete mellan stickvägarna behövs då vissa områden involverar flera stickvägar.
Budget för underhåll av Ulexvägen bygger på 1-3-6 dvs saltning varje år, grusning vart 3e år
och skrapning vart 6e år. Därimellan trädfällning vart 3e år.
Underhållskostnaden kan inte minskas men vi kan nog bli mer effektiva. Viktigt att poängtera att stickvägsunderhållskostnad ingår i samfällighetens
årskostnad vilket inte är tänkt enligt Samfällighetens anvisningar/stadgar.
Nästa steg är att ta fram själva strategiska planen. Ett utkast presenteras för styrelsen 5 juli och efter eventuella justeringar
så skickas Strategisk plan ut till medlemmarna tillsammans med kallelsen till årsmötet 2 augusti.
Övrigt: Område M har förtjänstfullt rensats på buskar.
§6 Vägarna – underhåll
mm.
Styrelsen och majoriteten av stickvägsrepresentanter anses att Ulexvägen fortsatt bör vara grusad. Styrelsen beslutar att underhåll av vägen skall ske omgående. Saltning, grusning och skrapning kommer att ske veckan
efter Påsk till en kostnad av 23 tkr.
Vägbulorna på Ulexvägen kommer då att tillfälligt tagas bort.
Årsmötet kommer 2 augusti 2020 att besluta om det långsiktiga underhållet av Ulexvägen
(grus eller asfalt).
§7 Övriga frågor.
a) Soptunnor längs Ulexvägen Niclas (endast med kort pga Messenger-begränsning) önskar diskussion hur soptunnor längs Ulexvägen kan förhindras att välta
(tex mha staket) och orsaka att sopor hamnar på allmänningar. Styrelsen fungerar till nästa möte. Koll med sophämtarna behövs.
b) Blommor till blomlådor på Ulexvägen De två blomlådorna
som utgör farthinder längs Ulexvägen behöver blommor. Krister skickar mail till medlemmarna om blombidrag och Gittan är samordnare/mottagare.
c) Hangouts i stället för Messenger Messenger visade sig ha begränsning
på 8 samtidiga deltagare. Vi har 12 i styrelsen inkl suppleanter. Hangouts har inte denna max deltagarbegränsning. Kräver att man har Google-konto. Johan Eker ansvarar för att vi byter digital tjänst tills nästa styrelsemöte
5 juli.
d) Styrelsen beslutade om att söka bidrag för underhåll och skötsel av privat väg. Utföres av Håkan.
e) Bron (tillhörande Näckens väg västra) över Rörums norra
å behöver underhåll. Håkan har pratat med person tillhörande Stens Huvuds nationalpark om eventuellt bidrag. Håkan återkommer.
§7 Kommande möten
- Besiktning allmänningar/områdena
den 21 maj kl 10 (Kristi Himmelsfärd)
-Nästa styrelsemöte är söndagen 5 juli kl 10. Corona-situationen då får bestämma om mötet är fysiskt eller digitalt.
- Årsmötet är söndag
2 Augusti kl 10 i källaren till Rörums Sporthall
§8 Ordföranden tackade för visat intresse och avslutade detta föreningens första helt digitala möte. Vid protokollet Justerare Krister Nordland Gunvor Persson
Datum: 2019-11-03
Plats: Olvonvägen 10
Närvarande: Krister Nordland, Yvonne Andreasson, Gun-Britt Rosén, Karolina Johnsson, Håkan Sagerström, Gunvor Persson, Johan Eker,
Bo Kristensson
Frånvarande: Claes Nordenstam, Niclas Adner, Malin Olsson, Gittan Lundberg
§1 Ordföranden hälsade alla välkomna och öppnade mötet. Närvarande medlemmar i den nya styrelsen presenterade sig. Dagordningen föredrogs och godkändes. Håkan Sagerström utsågs att justera protokollet.
§2 Föregående protokoll från årsmötet 2019-08-04 lades till handlingarna.
§3 Ekonomin. Gunvor Persson redovisade Resultat- och balansrapport per den 31 oktober 2019. På föreningskontots bankgiro finns 45 363,35 kr och på sparkontot 40 000 kr. Styrelsen konstaterade att ekonomin är i god ordning. 18 medlemmar har ännu inte betalt medlemsavgiften och kommer att få skriftlig påminnelse med påminnelseavgift. En bluffaktura som inkommit till ordföranden lämnades utan åtgärd.
§4 Allmänningarna –
underhåll och skötsel
Håkan Sagerström och Johan Eker har påbörjat processen att upprätta en strategisk plan för hantering av samfällighetens vägar och grönytor. Initialt gäller det att involvera
stickvägsrepresentanterna för att få en bild av hur grönytorna sköts idag och hur man vill angripa sitt uppdrag framgent. Nästa steg blir att se hur förslagen stämmer med anläggningsbeslut, stadgar och tidigare
hantering av frågorna. Det viktigaste är att allt genomförs på ett så rationellt och kostnadseffektivt sätt som möjligt. Styrelsen kommer att fortlöpande hållas informerad om utvecklingen av den strategiska
planen. Avsikten är att trädfällning och andra stora kostnader samordnas om möjligt för bättre ekonomi. Träden som ligger fällda längs Ulexvägen kommer att borttransporteras i november 2019. Claes Nordenstam
bevakar detta. Stenshuvuds Nationalpark kommer att tillfrågas om vad som bör göras för att få fler blommor på grönytorna. Farmartjänst tillfrågas om kostnad för att klippa grönytorna två gånger/år.
§5 Vägarna – underhåll mm. Håkan Sagerström ska ta reda på om anslag kan sökas för underhåll av enskild väg och om det i så fall är förenat med villkor. Inför mötet med
Östra vägars samfällighetsförening diskuterades om vi vill ansöka om ett parkeringsförbud inom vårt område och därmed få möjlighet att ”lappa” obehöriga bilar genom Securitas försorg.
Styrelsen var enig om att inte söka något sådant tillstånd. Lagningsgrus saknas på flera ställen, många besvärliga håligheter på vägarna. Styrelsen beslöt att grus ska beställas och läggas
i olika högar där det kan hämtas. För att se över kostnadsläget ska det göras en lista över vad olika åtgärder som Farmartjänst gör nu kostar så styrelsen kan diskutera ansvarsfördelning
och vad som kan göras mer eller mindre av. Vägbulorna lämnas kvar över vintern om det inte blir för mycket snö. Snöröjning kostar ca 1200 - 1300 kr/säsong. Mikael Johansson, Aspekulle, kontaktas för snöröjning.
Skylten om Google till Knäbäckshusen har tagits ner efter klagomål. Johan Eker kontaktar Google Maps igen för rättelse. Gittan Lundberg får besked om att ta hand om skylten inom en vecka och om möjligt sätta upp den
igen lite längre fram på vägen, med tillägget ”Fortsätt rakt fram”.
§6 Övriga frågor. a) Svar på motion Biologisk mångfald på Rörumsstrand från 2017.
a) Avslag till
att gemensamma allmänningar inte ska slås förrän i andra halvan av augusti,
b) Bisamhällen finns redan. Kolla med Mikael Johansson om fler kupor, så att spridning av sjukdomar undviks. c) Fågelholkar ej styrelsens
ansvar. Hänvisa till intresserade. d) Miljögrupp inte styrelsens uppgift. Gärna om intresse finns. Tas upp på årsstämman 2020.
b) Revisionsberättelsen på hemsidan. Gärna om den kan scannas in efter årsmötet.
c) Claes Nordenstam ansvarar för boulebanan. Styrelsen utser ersättare vid behov. Förslag: Bilda en bouleförening med intresserade som tar ansvar för underhållet.
d) Körersättning för föreningstransport
ska, efter förankring med styrelsen, kunna utgå med den statliga normen för körersättning, f.n. 18.50/mil.
e) ”Hålan” får endast användas för trädgårdsavfall. Absolut inga äpplen
som kan dra till sig vildsvin. Annars hänvisning till miljöstationen Måsalycke eller Simrishamn.
§7 Hemsidan uppdaterad av Gunvor Persson och Malin Olson. Medlemmarna ska informeras om aktuellt som lagts ut på hemsidan. Underhåll, saltning och skrapning bekostas av styrelsen. Snöröjning vid behov till Mikael Johansson.
§8 Ordföranden tackade för visat intresse och avslutade mötet. Nästa styrelsemöte äger rum annandag påsk 2020-04-13 kl. 10.00, på Olvonvägen 10.
Vid protokollet Justerare
Yvonne Andreasson Håkan Sagerström
Möte 18 augusti 2019
Plats: Olvonvägen 10
Syftet med mötet är att skapa bättre informationsvägar och bättre förståelse för vad styrelsen gör
och vad stickvägsrepresentationerna gör.
Styrelsen fick även ett uppdrag att till nästa årsstämma göra en översyn/framtidsplan av samfällighetens underhållskostnader, som har ökat
de senaste fem åren med högre årsavgift som resultat. Om underhållskostnaderna typ Farmartjänst skall minska, så krävs bättre offertinhämtning för styrelsen att hantera och ökat eget arbete dvs stickvägsrepresentationernas
roll att kalla till arbetslagsdag(ar) blir viktigare. Nivån på underhållet behöver diskuteras
Styrelse:
Krister Nordland (ordförande) – närvarande
Yvonne
Andreasson (sekreterare) - förhinder
Gunvor Persson (kassör) - närvarande
Claes Nordenstam (1 vice ordf) – närvarande
Karolina Johnsson (2 vice ordf) – närvarande
halva mötet
Håkan Sagerström (Väg Allmän) - närvarande
Johan Eker (Väg Allmän) - närvarande
Gun-Britt Rosén (ordinarie) - närvarande
Bo Kristensson (suppleant) – förhinder pga miss av ordf
Malin Olsson (suppleant) – förhinder
Niclas Adner (suppleant) - närvarande
Gittan Lundberg (suppleant)
- närvarande
Stickvägsrepresentanter:
Claes-Göran Johansson (Olvonvägen) - närvarande
Sven-Eric Persson (Rönnbärsvägen) - närvarande
Stanislaw Welin (Fläderbärsvägen) - närvarande
Lennart Bryngelson (Harrisvägen)- närvarande
Ursula Berge (Näckens väg) – via video/telefon
Stefan
Jönsson (Stenshovägen) - närvarande
Wivika Laike (Huldrans väg)
Elisabeth Ivansson Ulexvägen) - närvarande
Agenda:
1) Utskickad agenda godkändes. Karolina hade
extrapunkt under övrigt.
2) Ordförande hälsade närvarande och Ursula via video välkomna.
Mycket glädjande att så många kunde deltaga.
Mötesdeltagarna presenterade sig eftersom styrelse och stickvägsrepresentanter
sällan har möte tillsammans.
3) Styrelsens uppgifter
Styrelsen uppgifter finns i huvudsak specificerade i stadgarna. Styrelsen har exekutiv funktion.
Ansvarar för underhåll av vägar och allmänningar plus ”hålan”.
Förvaltar föreningens tillgångar och skötar ekonomin.
Kallar till stämma, har protokollförda möten, gör årlig verksamhetsberättelse, utför uppdrag beslutade på stämma.
4) Stickvägsrepresentanters
uppgifter
Sammankallar till arbetsdag(ar)
Uppdaterar stickvägens telefonlista
Informerar nyinflyttade om samfälligheten
Utgör valberedning
Meddelar styrelsen vem som är stickvägsrepresentant. Varje stickväg
väljer sin representant.
Elisabeth (Ulexvägen) har dokument i pärm som beskriver stickvägsrepresentanternas uppgifter. Dessa dokument distribueras med mötesnoteringarna.
Bra idé att varje stickväg har en pärm
med uppgifter mm.
Vissa stickvägar har samma arbetsdag varje år.
Ulexvägen = 1a lördag i september
Näckens väg = 1a lördag/söndag i oktober
Olvonvägen kommer att införa 3e lördag i
Augusti (då det även hålls gatufest)
5) Hur förbättra kommunikation Styrelse-Stickväg?
Förbättring:
Alla stickvägsrepresentanter skickar efter respektive arbetsdag på hösten underhållsförslag
för kommande år till styrelsens ansvariga för Vägar och Allmänningar dvs Håkan Sagerström och Johan Eker.
Styrelsen sammanställer önskemålen och behandlar dessa förslag i början av november
och ansvariga för Vägar och Allmänningar återkopplar sedan till stickvägsrepresentanterna.
Denna sammanställning används sedan i planering för kommande år av vad som görs i arbetslag och vad som upphandlas.
6) Hur förbättra informationen till medlemmarna?
Informationen på hemsidan behöver uppdateras. Tips på förbättringar lämnas till Gunvor och/eller ordförande.
Listan på stickvägsrepresentanternas
uppgifter distribueras till styrelse och stickvägsrepresentanter och läggs på hemsidan.
Anslagstavlornas betydelse diskuterades. Mötet enades att så länge anslagstavlorna är hela, så fyller de en medlemsinfo-funktion.
Instruktion för trädgårdskompost i ”hålan” behövs tagas fram och läggas på hemsidan. Elisabeth gör utkast.
7) Samfällighetens framtida underhållskostnader
Styrelsen har av årsstämman
fått uppdrag att redovisa framtidsplan för samfällighetens underhållskostnader (Styrelsen skall presentera på nästa årsmöte)
Initialt behövs information om vilka områden som Farmartjänst sköter
idag och till vilken kostnad, så styrelse och stickvägsrepresentanter kan utvärdera vad som kan göras i arbetslagen.
Underhåll av Ulexvägen utgör stor kostnad. Kostar timkostnad 370 kr (arbetskraft)+ 600 kr (traktor)
exklusive moms dvs cirka 9.000 kr per saltning. Normalt sker en saltning per år i mitten av april.
8) Övrigt
a) Karolina tog upp att Knäbäckshusskylten ”Google map visas fel” vid Ulexvägens början bör
peka mot Knäbäckshusen. Nu pekar skylten mot lantbrukare Anders som får påhälsning av bilar som söker efter Knäbäckshusen. Försök bör också göras att få Google att ange rätt placering
av Knäbäckshusen.
b) Alla närvarande accepterade att deras kontaktuppgifter får anges på föreningens hemsida så medlemmar kan ta kontakt (GDPR-fråga)
9) Avslutning
Ordförande sammanfattade kort
mötet och tackade deltagarna. Framtagning av punkt 5 känns jättebra.
Noterat av:
Krister Nordland, Ordförande