2024-2025

Protokoll konstituerande möte på Rörums strand Samfällighet.
Datum: 2024-08-04

Plats: Rörums sporthall

Närvarande: Jonas Brorsson, Gunvor Persson, Anette Olin, Karl Dahlström, Malin Sandström

§1 Mötets öppnande.
Ordföranden Jonas Brorsson öppnade mötet.

§2 Protokollförare för mötet valdes Anette Olin.

§3 Styrelsen beslutade att välja Malin Sandström till protokolljusterare.

§4 Styrelsen godkände dagordningen.

§5 Konstituerande.

Förtroende poster inom styrelsen:

Ordförande Jonas Brorsson

Vice ordförande Malin Olsson ansvarig även för medlemsregistret

Kassör Malin Sandström, suppleant Gunvor Persson

Sekreterare Julia Adner

Allmänning och vägansvariga Johan Eker och Anette Olin. Suppleant Karl Dahlström.

Julia, Johan och Malin var inte närvarande på det konstituerade mötet men tillfrågades och sa ja till de poster som det konstituerade mötet föreslog.

§6 Firmatecknare.

Styrelsen beslutade att välja Malin Sandström, Gunvor Persson och Jonas Brorsson till firmatecknare att var för sig teckna föreningen.

§7 Mötesdagar för föreningen.

2024-11-03

2025-04-21

2025-07-06

Årsmöte 2025-08-03

§8 Mötets avslutande.
Ordförande Jonas Brorsson tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat.

Vid Protokollet:                                             Justerare:

Anette Olin                                                   Malin Sandström

Protokoll styrelsemöte i Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden 2024-11-03

Tid: 2024-11-03 10:00
Plats: Olvonvägen 4 samt digitalt

Styrelse
Närvarande:
Ordförande: Jonas Brorsson
Vice ordförande: Malin Olsson
Kassör: Malin Sandström
Sekreterare: Julia Adner
Vägar och grönytor: Anette Olin

Suppleanter:
Karl Dahlström
Gunvor Persson

§1 Mötets öppnande
Jonas förklarar mötet öppnat. Dagordningen föredrogs och godkändes. Styrelsen beslutsför då mer än hälften av styrelseledamöter närvarade.

§2 Val av justeringsperson
Malin Olsson vals som justerande.

§3 Föregående mötesprotokoll
a. Styrelsemöte 2024-07-07
i. Röjning i ån
Vi har fått dispens för att röja i ån av Skogsstyrelsen, dock med flera förbehåll och förhållningsregler. JGA-skog kommer att göra röjningen inom kort.
ii. Pärm förvaring
Pärmarna är sorterade och står hos Gunvor. Jonas följer upp med Håkan för vidare hantering.
iii. Ekonomin
Ekonomin anses vara god.
iiii. Allmänningarna
Inga träd ansågs vara farliga och nedtagning av träd föreslås göras nästa eller nästkommande år. Johan och Anette har haft möte med stickvägsrepresentanterna. Inför mötet sammanställde de ett häfte med kartor och den strategiska planen som utarbetades år 2020. Styrelsen kontaktar stickvägsrepresentanter för att föra vidare diskussioner kring fällning av träd. Vidare diskussion kring offerter och nedfällning av träd kommer också ske framöver med stickvägsrepresentantern.
iiiii Övriga frågor

• Status området mellan Näckens väg och Stenshovägen: Mötet skedde med representanter ur styrelsen samt stickvägsansvariga. Ett förslag skickades ut till de som var berörda och ett majoritetsbeslut kom fram till att förslaget godkändes. Häcken mellan Stenshovägen och Näckensväg är klippt med hjälp av medlemmar ur båda arbetslagen.
• Status området bakom Fläderbärsvägen: Styrelsen har skickat ut en uppmaning om att avverkandet av sly görs bäst i augusti. Vilket också har gjorts.
• Skjulet: Skjulet målades av Anette. Kompensation för utlägg av färg bifalles. Delar av färgen som inköptes finns kvar för framtiden.
• Blomlådor: Blomlådorna har fått en ny plats och blivit lagade. Kompensation för utlägg av jord och blommor bifalles. Den nya platsen har visat sig vara god för att hålla farten nere.

b. Årsmöte 2024-08-04 i Övriga frågor

• Styrelsen kommer att uppmana att hastigheten hålls nere i kommande brev till medlemmarna.
• Eldning sker i samråd med grannar och vi strävar efter att ha så lite eldning som möjligt. Styrelsen uppmanar att man forslar bort sly och dylikt. Det är Tomelilla miljöförbund, Räddningstjänst Syd och Simrishamns kommun som ansvarar för frågor om eldnin eftersom samfälligheten ligger i detaljplanerat område.
• Oro finns kring växtligheten på västra sidan av Ulexvägen. Det bedöms vara ett stort arbete som är svårt att hantera för enskilda stickvägar. Diskussion förs i styrelsen om vilka tjänster vi kan köpa in. Konsensus om att vi till nästa stämma tar in offerter för eventuella återkommande tjänster om skötsel av vissa delar av området. Förslaget kommer baseras på ett dokument som utgår från den strategiska planen.

§4. Statusuppdateringar
a. Ekonomi
Styrelsen kommer att söka efter en samfällighetsmedlem som kan stötta styrelsen i sitt arbete som kassör så snart som möjligt. I det fall ingen medlem kan ta på sig kassörsrollen, ser vi eventuellt ett behov av att köpa in en redovisningskonsult samt datorprogram. Malin S kommer ta in offertförfrågan från olika redovisningskonsulter.

Resultatrapporten ligger som bilaga. Ekonomin är fortfarande god, flera fakturor har inte än kommit in men det finns utrymme i budgeten. Flera medlemmar har missat att betala sin avgift, påminnelse till dessa kommer från Gunvor inom kort.

b. Allmänningarna - Johan/Anette
i. Dokument om allmänningarna
Förslaget att forma en arbetsgrupp som arbetar fram en detaljplan för skötsel av området fick bifall av stickvägsrepresentanterna. Gruppen uppmanas att samla tankar om hur vi bör sköta respektive område samt gemensamma tankar som varje medlem kan luta sig mot i förhållande till samfälligheten i stort. Diskussion uppstår om på vilken nivå detaljplanen planen ska föras. Diskussionen landar i att vi utgår från anläggningsbeslutet, den strategiska planen samt Länsstyrelsens beslut. Uppdraget blir att skriva ner vilka lagar och förhållningsregler vi måste hålla oss vid samt att skapa en arbetsgrupp som kan arbeta vidare med. Styrelsen vill se att arbetsgruppen tar fram ett första utkast till mötet i april. Jonas kommer skicka ut ett mail som upplyser och uppmanar boende att engagera sig i gruppen samt samtala med sin stickvägsrepresentanten om sådant intresse finns.

ii. Inköp av tjänster
Diskussion förs i styrelsen om vilka tjänster vi kan köpa in. Styrelsen föreslår att vi till nästa stämma tar in offerter för eventuella återkommande tjänster om skötsel av vissa delar av området. Förslaget kommer baseras på arbetsgruppens dokument samt den strategiska planen.
Då Fläderbärsvägens arbetslag inte anser sig mäkta med att ta ner det sly som växt upp på deras del av Ulexvägen kommer Reino att (som hjälpt andra arbetslag med att t ex slå ängar) under hösten hjälpa dem med det.

iii. Trädfällning
Diskussion kring trädfällning i enlighet med tidigare beslut och tidigare diskussioner förs. Styrelsen ser att det kan finnas ett behov av trädfällning i framtiden. Styrelsen uppmanar framöver att stickvägarnas arbetslag pratar igenom vilka träd som varje område vill fälla, vissa har redan börjat med detta arbete och redan enats om träd för fällning. Vi tittar även parallellt på offerter från olika företag för att se vilken omfattning olika aktörer behöver för att vi ska få en ekonomi i detta.

iii. Märken på träd
Märken på träden runt Näckens vägs arbetsområde samt runt Stenshovägens arbetsområde är markerade tillsammans med stickvägarnas arbetslag i samförstånd med varandra. Övrigt markerade träd är underlag för diskussion, markeringen ska gå att skrubba bort om sådant önskar.

iiiii. Dikesrensning
Östra samfälligheten ska se över när dikesrensning in till vår samfällighet ska ske.

c. Vägarna
Aspekulle har tagit på sig att snöröja i år. För att det ska kunna ske behövs det att varje soptunna dras in 1,5 meter från vägen. Detta så att han ska ha möjlighet att pressa undan snön. Styrelsen uppmanar alla att ställa in sina soptunnor eller be grannar att ställa in tunnor. Vägbulor behöver tas upp inför vintern.

d. Offert
Det har framkommit att arbetsgången otydlig kring intag om offert. Styrelsen beslutar att alla styrelsemedlemmar tar del av alla offerter som inkommer till samfälligheten för att undvika missförstånd.

$5 Övriga frågor
a. Informationsbrev till medlemmar

Jonas kommer att skicka ut ett informationsbrev some innehåller information om den tänkta arbetsgruppen, om soptunnor, märkiningen på träd samt påminna om tillåten hastighet i området. I mailet kommer det även finnas länkar till den strategiska planen samt kartor. Jonas kommer även efterlysa en ekonomisk kunnig som har möjlighet att hjälpa styrelsen i sitt arbete med ekonomi i det snaraste och som på sikt kan tänka sig ta över som kassör. 

b. Nästa möte

Näste möte är den 21/4.

c. Grannhörande

Brev om tillbyggnad från Erik Skarp på Stenshovägen 11 godkändes. 

$6 Avslutning

Mötet förklaras avslutat med tack till alla närvarande både på länk och på plats. 

Vid protokollet                                                     Justerare

Julia Adner                                                          Jonas Brorsson         Malin Olsson 

Protokoll styrelsemöte Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden 2025-04-21

Protokoll styrelsemöte Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden 2025-07-06