§1 Mötets öppnande.
Ordföranden Jonas Brorsson öppnade mötet.
§2 Protokollförare för mötet valdes Anette Olin.
§3 Styrelsen beslutade att välja Malin Sandström till protokolljusterare.
§4 Styrelsen godkände dagordningen.
§5 Konstituerande.
Förtroende poster inom styrelsen:
Ordförande Jonas Brorsson
Vice ordförande Malin Olsson ansvarig även för medlemsregistret
Kassör Malin Sandström, suppleant Gunvor Persson
Sekreterare Julia Adner
Allmänning och vägansvariga Johan Eker och Anette Olin. Suppleant Karl Dahlström.
Julia, Johan och Malin var inte närvarande på det konstituerade mötet men tillfrågades och sa ja till de poster som det konstituerade mötet föreslog.
§6 Firmatecknare.
Styrelsen beslutade att välja Malin Sandström, Gunvor Persson och Jonas Brorsson till firmatecknare att var för sig teckna föreningen.
§7 Mötesdagar för föreningen.
2024-11-03
2025-04-21
2025-07-06
Årsmöte 2025-08-03
§8 Mötets avslutande.
Ordförande Jonas Brorsson tackade alla närvarande och förklarade mötet avslutat.
Vid Protokollet: Justerare:
Anette Olin Malin Sandström
Protokoll styrelsemöte i Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden 2024-11-03
Tid: 2024-11-03 10:00
Plats: Olvonvägen 4 samt digitalt
Styrelse
Närvarande:
Ordförande: Jonas Brorsson
Vice ordförande: Malin Olsson
Kassör: Malin Sandström
Sekreterare: Julia Adner
Vägar och grönytor: Anette Olin
Suppleanter:
Karl Dahlström
Gunvor Persson
§1 Mötets öppnande
Jonas förklarar mötet öppnat. Dagordningen föredrogs och godkändes. Styrelsen beslutsför då mer än hälften av styrelseledamöter närvarade.
§2 Val av justeringsperson
Malin Olsson vals som justerande.
§3 Föregående mötesprotokoll
a. Styrelsemöte 2024-07-07
i. Röjning i ån
Vi har fått dispens för att röja i ån av Skogsstyrelsen, dock med flera förbehåll och förhållningsregler. JGA-skog kommer att göra röjningen inom kort.
ii. Pärm förvaring
Pärmarna är sorterade och står hos Gunvor. Jonas följer upp med Håkan för vidare hantering.
iii. Ekonomin
Ekonomin anses vara god.
iiii. Allmänningarna
Inga träd ansågs vara farliga och nedtagning av träd föreslås göras nästa eller nästkommande år. Johan och Anette har haft möte med stickvägsrepresentanterna. Inför mötet sammanställde de ett häfte med kartor och den strategiska planen som utarbetades år 2020. Styrelsen kontaktar stickvägsrepresentanter för att föra vidare diskussioner kring fällning av träd. Vidare diskussion kring offerter och nedfällning av träd kommer också ske framöver med stickvägsrepresentantern.
iiiii Övriga frågor
b. Årsmöte 2024-08-04 i Övriga frågor
§4. Statusuppdateringar
a. Ekonomi
Styrelsen kommer att söka efter en samfällighetsmedlem som kan stötta styrelsen i sitt arbete som kassör så snart som möjligt. I det fall ingen medlem kan ta på sig kassörsrollen, ser vi eventuellt ett behov av att köpa in en redovisningskonsult samt datorprogram. Malin S kommer ta in offertförfrågan från olika redovisningskonsulter.
Resultatrapporten ligger som bilaga. Ekonomin är fortfarande god, flera fakturor har inte än kommit in men det finns utrymme i budgeten. Flera medlemmar har missat att betala sin avgift, påminnelse till dessa kommer från Gunvor inom kort.
b. Allmänningarna - Johan/Anette
i. Dokument om allmänningarna
Förslaget att forma en arbetsgrupp som arbetar fram en detaljplan för skötsel av området fick bifall av stickvägsrepresentanterna. Gruppen uppmanas att samla tankar om hur vi bör sköta respektive område samt gemensamma tankar som varje medlem kan luta sig mot i förhållande till samfälligheten i stort. Diskussion uppstår om på vilken nivå detaljplanen planen ska föras. Diskussionen landar i att vi utgår från anläggningsbeslutet, den strategiska planen samt Länsstyrelsens beslut. Uppdraget blir att skriva ner vilka lagar och förhållningsregler vi måste hålla oss vid samt att skapa en arbetsgrupp som kan arbeta vidare med. Styrelsen vill se att arbetsgruppen tar fram ett första utkast till mötet i april. Jonas kommer skicka ut ett mail som upplyser och uppmanar boende att engagera sig i gruppen samt samtala med sin stickvägsrepresentanten om sådant intresse finns.
ii. Inköp av tjänster
Diskussion förs i styrelsen om vilka tjänster vi kan köpa in. Styrelsen föreslår att vi till nästa stämma tar in offerter för eventuella återkommande tjänster om skötsel av vissa delar av området. Förslaget kommer baseras på arbetsgruppens dokument samt den strategiska planen.
Då Fläderbärsvägens arbetslag inte anser sig mäkta med att ta ner det sly som växt upp på deras del av Ulexvägen kommer Reino att (som hjälpt andra arbetslag med att t ex slå ängar) under hösten hjälpa dem med det.
iii. Trädfällning
Diskussion kring trädfällning i enlighet med tidigare beslut och tidigare diskussioner förs. Styrelsen ser att det kan finnas ett behov av trädfällning i framtiden. Styrelsen uppmanar framöver att stickvägarnas arbetslag pratar igenom vilka träd som varje område vill fälla, vissa har redan börjat med detta arbete och redan enats om träd för fällning. Vi tittar även parallellt på offerter från olika företag för att se vilken omfattning olika aktörer behöver för att vi ska få en ekonomi i detta.
iii. Märken på träd
Märken på träden runt Näckens vägs arbetsområde samt runt Stenshovägens arbetsområde är markerade tillsammans med stickvägarnas arbetslag i samförstånd med varandra. Övrigt markerade träd är underlag för diskussion, markeringen ska gå att skrubba bort om sådant önskar.
iiiii. Dikesrensning
Östra samfälligheten ska se över när dikesrensning in till vår samfällighet ska ske.
c. Vägarna
Aspekulle har tagit på sig att snöröja i år. För att det ska kunna ske behövs det att varje soptunna dras in 1,5 meter från vägen. Detta så att han ska ha möjlighet att pressa undan snön. Styrelsen uppmanar alla att ställa in sina soptunnor eller be grannar att ställa in tunnor. Vägbulor behöver tas upp inför vintern.
d. Offert
Det har framkommit att arbetsgången otydlig kring intag om offert. Styrelsen beslutar att alla styrelsemedlemmar tar del av alla offerter som inkommer till samfälligheten för att undvika missförstånd.
$5 Övriga frågor
a. Informationsbrev till medlemmar
Jonas kommer att skicka ut ett informationsbrev some innehåller information om den tänkta arbetsgruppen, om soptunnor, märkiningen på träd samt påminna om tillåten hastighet i området. I mailet kommer det även finnas länkar till den strategiska planen samt kartor. Jonas kommer även efterlysa en ekonomisk kunnig som har möjlighet att hjälpa styrelsen i sitt arbete med ekonomi i det snaraste och som på sikt kan tänka sig ta över som kassör.
b. Nästa möte
Näste möte är den 21/4.
c. Grannhörande
Brev om tillbyggnad från Erik Skarp på Stenshovägen 11 godkändes.
$6 Avslutning
Mötet förklaras avslutat med tack till alla närvarande både på länk och på plats.
Vid protokollet Justerare
Julia Adner Jonas Brorsson Malin Olsson
Protokoll styrelsemöte Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden 2025-04-21
Tid: 2025-04-21 10:00
Plats: Ulexvägen 39
Styrelse
Närvarande:
Ordförande: Jonas Brorsson
Vice ordförande: Malin Olsson
Kassör: Malin Sandström
Sekreterare: Julia Adner
Vägar och grönytor: Anette Olin, Johan Eker
Suppleanter:
Gunvor Persson
§1 Mötets öppnande
Jonas förklarar mötet öppnat. Dagordningen föredrogs och godkändes.
Styrelsen beslutsför då mer än hälften av styrelseledamöter närvarade.
§2 Val av justeringsperson
Anette och Jonas vals som justerande.
§3 Föregående mötesprotokoll
a. Styrelsemöte 2024-11-03
i. Röjning i ån
Det är gjort
ii. Pärm förvaring
Håkan har fått pärmarna och det ska var klart till midsommar
iiiii Övriga frågor
- Status område U bakom Fläderbärsvägen samt mot väster utmed Ulexvägen.
Styrelsen har skickat ut en uppmaning om att avverkandet av sly görs bäst i
augusti. Vilket också har gjorts på U och i november hjälpes ett antal
personer från Fläderbärsvägen och från övriga samfälligheten åt med
området mot Ulexvägen tillsammans med Hassleryds entrepenad.
- Blomlådor
Blomlådorna har fått en ny plats och blivit lagade. Den nya platsen har visat
sig vara god för att hålla farten nere. Blomlådorna flyttas tillbaka till denna
plats när sommargästerna börjar anlända igen.
b. Årsmöte 2024-08-04
i Övriga frågor
- Styrelsen kommer att uppmana att hastigheten hålls nere i kommande brev
till medlemmarna. Detta är gjort.
- Eldning sker i samråd med grannar i den omfattning och med de regler som
gäller i detaljplanerat område. Vi strävar efter att ha så lite eldning som
möjligt. Styrelsen uppmanar att man forslar bort sly och dylikt. Det är Tomelilla
miljöförbund, Räddningstjänst Syd och Simrishamns kommun som ansvarar
för frågor om eldning eftersom samfälligheten ligger i detaljplanerat område.
Många valde att detta året forsla bort sly.
- Oro fanns kring växtligheten på västra sidan av Ulexvägen. Det bedöms vara
ett stort arbete som är svårt att hantera för enskilda stickvägar. Diskussion
fördes då i styrelsen om vilka tjänster vi kan köpa in. Konsensus om att vi till
nästa stämma tar in offerter för eventuella återkommande tjänster om skötsel
av vissa delar av området. Offerterna har kommit in, många offerter var dyra.
De tillfrågade var Reino =Hassleryds entrepenad, Österlens Hus och hem och
Farmartjänst.Vi har nu en indikation på priserna.
Statusuppdateringar
- Ekonomi
Malin S tog in offertförfrågan från olika redovisningskonsulter.Detta är gjort
och kommer att diskuteras vidare.
- Allmänningarna – Johan/Anette
i. Dokument om allmänningarna
Förslaget att forma en arbetsgrupp som arbetar fram en detaljplan för skötsel
av området fick bifall av stickvägsrepresentanterna vid mötet hösten 2024 i
september. Gruppen har bildats och träffats vid flera tillfällen. Mer info
kommer.
ii. Inköp av tjänster
Diskussion fördes i styrelsen om vilka tjänster vi kan köpa in. Styrelsen
föreslår att vi till nästa stämma tar in offerter för eventuella återkommande
tjänster om skötsel av vissa delar av området. Förslaget kommer baseras på
arbetsgruppens dokument samt den strategiska planen. Detta diskuteras
vidare senare.
iii. Trädfällning
Diskussion kring trädfällning i enlighet med tidigare beslut och tidigare
diskussioner förs och ligger i arbetsgruppens presentation till styrelsen.
Styrelsen såg att det kan finnas ett behov av trädfällning och det kommer att
ske i samråd med stickvägsrepresentanter och arbetslag. Styrelsen
uppmanar framöver att stickvägarnas arbetslag pratar igenom vilka träd som
varje område vill fälla efter de skötseldirektiv som beslutats.
iiii. Märken på träd
Märken på träden runt Näckens vägs arbetsområde samt runt Stenshovägens
arbetsområde är markerade tillsammans med stickvägarnas arbetslag i
samförstånd med varandra.
- Vägarna
Aspekulle tog på sig att snöröja i år. Detta behövdes inte då ingen snö kom.
Övriga frågor
a. Informationsbrev till medlemmar
Jonas skulle skicka ut ett informationsbrev som innehåller information om den
tänkta arbetsgruppen, om soptunnor, märkningen på träd samt påminna om
tillåten hastighet i området. I mailet fanns det även länkar till den strategiska
planen samt kartor. Jonas efterlyste där även en ekonomisk kunnig som har
möjlighet att hjälpa styrelsen i sitt arbete med ekonomi i det snaraste och som
på sikt kan tänka sig ta över som kassör. Detta är nu gjort.
§4. Statusuppdateringar
a. Ekonomi
i. Reslutat
Vi väntar på fakturor från saltningen av vägarna från Bästekille. Ingen plogning i år.
Underhåll på allmänningarna har ökat kostnaden då vi valt att köra mer av sly till
tippen, se bifogad resultatrapport. Diskussion förs om vad som är mest ekonomiskt
för att ta hand om sly och högar från arbetsområdet. Det blir mer kostsamt om vi inte
kan elda och vi får eventuellt höja medlemsavgiften på grund av detta.
Diskussion förs kring vilka kostnader som är nödvändiga och vad som man kan göra
för att på sikt hålla nere dem. Flera poster har just detta år legat betydligt under
budget medan andra poster ökat. Ekonomin är fortfarande god med ett överskott i
kassan.
ii. Kassörsfrågan
Tre offerter har kommit in, Nabo kom in högt, Bredablick kom in lägre så även
Talenom. Diskussionen förs om detaljerna i offerterna. Det är stora kostnader, för att
ha möjlighet att ta in en konsult måste vi höja årskostnaden med ca 350kr. Vi
beslutar att lägga in en motion till årsmötet att anta Talenoms offert då den är flexibel.
Det betyder att om vi kan hitta någon som kan hjälpa till med bokföringen kan
kostnaderna skalas av. Informationen kring detta kommer att komma ut i ett
informationsbrev som Jonas kommer att skicka ut. Inför nästa möte så förbereder vi
inför ett eventuellt beslut, Gunvor och Talenoms redovisningskonsult kommer att vara
i kontakt.
b. Allmänningarna – Johan/Anette
i. Allmänn uppdatering
Det som ska göras med vägarna i år är redan gjort då det saltades innan påsken. Vi
diskuterar vidare vilken lösning som är bäst för bortforsling på sly. Vi vill se till att det
blir likvärdigt stöd för alla delar av området. Vi har nu provat både att köra bort sly
med vagnar från Reino Hassleryd samt med bil med klo från Metallia (stora högen i
norra området).
Klippningen av kanterna sker efter midsommar och ängarna i augusti enligt tidigare
schema med fortsatt klippning på område U framöver.Vilket gjordes 2024 med bra
reslutat.
ii. Status på arbetsgruppen och plan för skötsel
Arbetsgruppen har träffats tre gånger senaste halvåret och ska även träffas i slutet av
maj. Ett förslag har arbetats fram från gruppen, både med hur man kan sköta
området för den enskildes bästa samt för att gynna naturen och föreningens ekonomi
på sikt. Diskussionen har förts i gruppen om att styrelsen måste ha det övergripande
ansvaret samt att vi på sikt behöver gå mot slåtteräng som kan skötas maskinellt.
Gruppen har kommit fram till att vi initialt behöver minska krontäckningen från träd
ner till max 40% för att få möjlighet till en annan flora för att få in insekter och fåglar
samt underlätta för underhåll i framtiden. Förslag kom att ta in någon utifrån som har
god kunskap kring området tas upp, detta ställer sig styrelsen positiv till. Ida som
ansvarar för nationalparkens underhåll föreslås som en sådan person. Vi hoppas
även att Ida skulle kunna tänka sig att svara på frågor från alla nyfikna medlemmar
vid ett senare tillfälle. Arbetsgruppen föreslås även i framtiden vara en stödgrupp för
arbetslagen. En motion till årsmötet om att dokumentet som arbetsgruppen arbetat
fram läggs till i det strategiska dokumentet.
iii. Trädfällning
För att kunna hålla oss till det arbete som påbörjats tidigare med utglesning kommer
vi behöva ha en trädfällning vintern 2025/2026. Det är viktigt att man i arbetslagen
läser den strategiska planen samt nya dokument inför arbetshelger och går igenom
de träd man anses behöva ta ner.
§5 Övriga frågor
a. Informationsbrev till medlemmar
På informationsbrevet vill vi upplysa medlemmar om att bokföringskostnaderna samt
tjänsteinköp för hantering av sly kommer att höja medlemsavgiften avsevärt. Detta är
på grund av att vi inte hittat någon som kan ta över kassörsarbete samt att
eldningsförbudet hindrar oss från att elda i detaljplanerat område vilket medför att ett
behov av att bortforsla stora mängder sly.
Styrelsen har initierat bildningen av en arbetsgrupp som i detalj har tittat på de
strategiska planerna för varje område. Arbetsgruppen har fått i uppgift att skapa ett
dokument som ska föreslå en långsiktig skötselplan för arbete med de gemensamma
ytorna. Arbetet med dokumentet fortskrider och dokumentet kommer att skickas ut
inför årsmötet.
b. Nästa möte
Nästa möte är den 2025-29 juni kl 10-12 hos Gunvor.
c. Boulbanan
Boulbanan förfaller, Claes har haft ansvar för att hålla den i ordning. I dagsläget ser
det inte önskvärt ut. Vi uppmanar honom att dra ihop en arbetsgrupp för att hålla
ordning på denna. Gunvor kontaktar Claes och påminner honom om hans ansvar.
d. Hjärtstartare
Diskussionen i styrelsen om detta är något vi ska ha i området. De som är
intresserade av detta kan ta upp det på årsmötet, styrelsen anser att detta inte är
inom vårt mandat att arbeta med men att vi stödjer bildandet av ett eget fristående
arbetslag till angående detta.
§6 Avslutning
Mötet förklaras avslutat med tack till alla närvarande.
Vid protokollet Justerare
Julia Adner Jonas Brorsson Anette Olin
Protokoll styrelsemöte Rörum 23:3 och 23:15 Samfällighetsföreningden 2025-07-06