Datum 2021-07-04
Plats Digitalt via Microsoft Teams
Närvarande: Krister Nordland, Yvonne Andreasson, Gun-Britt Rosén, Karolina Johnsson, Claes Nordenstam, Niclas
Adner, Gunvor Persson, Johan Eker, Gittan Lundberg, Malin Olsson (delvis), Håkan Sagerström (delvis)
Frånvarande: Bo Christensson
§1
Ordföranden
hälsade alla välkomna och öppnade mötet. Dagordningen föredrogs och
godkändes.
§2
Gunvor Persson utsågs att justera protokollet.
§3
Föregående protokoll från årsmötet 2021-04-05 och 2021-05-30 lades till handlingarna.
§4 Ekonomin.
Gunvor Persson redovisade Resultat- och balansrapport per den 30/6 2021.
Föreningen har gått 5447
kr plus för året. Sparkontot 50 000 har ej använts under året.
Påminnelseavgifterna uppgår till 900 kr. Inköp reservdelar till motorsåg, ny röjsåg och delar
till farthinder uppgick till 19 700
kr, alltså 9000 kr mer än budgeterat. Vägunderhållning med
saltning kostade 10 500 kr men bedömdes som en nödvändig kostnad. Klippning
allmänningar och fällning på Rönnbärs- och Ulexvägen
uppgick till 12 240 kr, en mycket rimlig
kostnad jämfört med föregående år. En sammanställning över de senaste årens kostnader för
vägar och allmänningar visar att det jämnar ut sig över
åren. Diskuterades hur detaljerad
förslag till budget för 2021/22 borde vara. Styrelsen enades om att föreslå oförändrad
medlemsavgift denna gång.
§5 Allmänningarna – underhåll och skötsel
Johan Eker informerade om den strategiska planen. Inventeringen av träd som ska fällas ska
genomföras i början av hösten. Femårsplanen ligger fast. Svårigheten ligger i att avgöra
hur
mycket som styrelsen ska ansvara för i förhållande till vad som ska åligga
stickvägsrepresentanterna. Detta är en viktig kostnadsfråga.
§6 Vägarna – underhåll mm.
a) Motionen om avstängning av Ulexvägen/Kortelsvägen under sommaren besvaras på
årsstämman. Styrelsen har beslutat om 1500 kr för att sätta upp tillfälligt hinder.
Ansvarig på Huldrans väg/Stenshovägen
måste utses. Håkan Sagerström har
meddelat berörda men ingen har svarat. Claes Nordenstam åtar sig att kolla med
berörda om vad som ska göras och föreslår en enkel lösning med stolpar och rep
som
sätts upp vid badväder under sommarsäsongen. Håkan Sagerström måste informeras
så att han kan kontakta berörda myndigheter om tillfällig avstängning.
b) Servitutsavtal med Skogsdala är
klart. Grävning utförs i september. Avstängning sker 1
dag.
c) Snöröjning: Informationen på hemsidan ändras till nuvarande praxis om snöröjning
vid behov. Beslut tas på årsmötet.
§7 Inför årsmötet 1 augusti
a) Kallelsen skickas ut 3 veckor före mötet. Ordförandens förslag till
verksamhetsberättelse föredrogs och godkändes.
b) Balansräkning
och resultaträkning samt förslag till budget genomgicks av Gunvor
Persson. Kostnader för banken, kontorsmaterial, hemsidan, porto, ansvarsförsäkring,
underhåll vägar och allmänningar. Förslag oförändrad
medlemsavgift detta år. Om
vintern blir oväntat hård föreslås att kostnader för snöröjning tas ut i efterhand.
c) Revisionsberättelsen skickas ut när revisionen är klar, ca två veckor
före årsmötet.
d) Valberedningen håller förberedande möte den 10 juli.
Beslöts att liksom förra året hålla mötet utanför sporthallen om vädret tillåter och inomhus
vid
dåligt väder. Lina Johnsson åtog sig att boka lokalen. Nyckel hämtas och larmet slås av.
Stämman hålls även digitalt. Malin Olsson behöver ersättare om hon har förhinder den 1
augusti.
§8 Övrigt
Lina Johnsson föreslog att kommande digitala möten flyttas till vardagar kl 19. Styrelsen
antog detta förslag.
Claes Nordenstam framförde att de sex farthindren ledde till ryckig
körning. Styrelsen
menade dock att många var nöjda med hindren.
Gunvor Persson ställde fråga om någon i styrelsen kan tänka sig att vara ordförande under
kommande år. Nuvarande ordförande
behöver står över en period pga annat engagemang.
§9
Ordföranden tackade för visat intresse och avslutade mötet.
Vid protokollet Justerare Ordförande
Yvonne Andreasson Gunvor Persson Krister Nordland
Datum: 2021-05-30
Plats: Digitalt via mail-svar
”Närvarande”:
Samtliga i styrelsen har fått ärendena via mail och har fått en vecka att
återkomma med
synpunkter.
§1) Mötets öppnande
Inget normalt öppnande av möte utan styrelsen har haft en vecka vardera på att besvara två
stycken
”ad-hoc”-ärenden. Se punkt 4 och 5 nedan.
§2) Val av justeringsperson
Krister Nordland valdes till mötessekreterare.
Ordföranden och Gittan Lundberg utsågs att justera protokollet.
§3) Föregående mötesprotokoll
Föregående styrelsemötesprotokoll hanteras på ordinarie styrelsemöten med komplett
agenda söndagen 4 juli.
§4) Avstängning
Ulexvägen mot Kortelsvägen
Två motioner avseende avstängning Ulexvägen sommartid pga badgästers olustiga parkering
har inkommit från Louise & Hans Welinder och Stefan Jönsson & Karin Lundin.
Motioner behandlas av styrelsen under året men beslutas på årsstämma.
Styrelsen har dock på senaste styrelsemöte 2021-04-05 gett Håkan i uppdrag att undersöka
en tillfällig lösning eftersom
årsmötet är först 2021-08-01 då större delen av badsäsongen är
över.
Förslag till tillfällig lösning:
Vi slår ner T-profiler i 3 mm järn, en på var sida.
Finns hos Bauhaus i längder om 2 m och
kostar runt 250:-/st. Sätter upp en kätting emellan, med karbinhake på ena sidan och
snabblänk på den andra (mot hästhagen). Kräver klart två 8 mm borrhål
först. Kättingen
synliggörs med ex.vis refextejp och varnings-triangel fastsatt med buntband. Allt detta finns
hos bl.a Biltema till en sammanlagd kostnad understigande en tusenlapp.
Styrelsen beslutar:
a) att godkänna
tillfällig lösning. Budgetram maximalt 1500:-.
b) Lösningen har en försvarlig arbetsinsats. Styrelsen föreslår att arbetslagen för Huldrans
väg och Stenshovägen genomför den tillfälliga lösningen.
De två motioner om
sommaravstängning som inlämnat kommer också från Huldrans väg och Stenshovägen.
c) ÖKRAB kräver att Ulexvägen är öppen torsdag förmiddagar. Styrelsen ber också
arbetslagen för Huldrans väg och Stenshovägen att föreslå hantering torsdag förmiddag.
Lämpligen öppnar man onsdag kväll och stänger torsdag lunch eller senare.
§5) Servitut Rörum
23:3 (skrivelse för Österlen VA)
Grannfastigheten (Skogsdala gård) har ansökt om vatten och avlopp från VA-ledningen längs
Ulexvägen, vilket kommer att resultera i ett servitut på Samfällighetens
mark.
Styrelsen har fått skrivelsen och karta från Österlen VA för synpunkter.
Styrelsen beslutar enhälligt att:
a) Acceptera servitutsavtalet men följande krav:
Vägen måste hela tiden vara farbar.
Österlen VA måste självklart återställa vägen i samma eller
bättre skick. Arbetet bör inte ske 15 juni-15 augusti eftersom många nyttjar fritidshusen då.
b) Ordförande har rätt att signera
servitutavtalet.
§6) Nästa ordinarie styrelsemöte
Styrelsen har nästa ordinarie styrelsemöte 2021-07-04 då planering görs för årsstämman
2021-08-01.
Vid protokollet Justerare
Krister Nordland Gittan Lundberg Krister Nordland
Datum: 2021-04-05 kl. 10.00
Plats: Digitalt via Microsoft Teams
Närvarande:
Krister Nordland, Claes Nordenstam, Gunvor Persson, Gittan Lundberg, Karolina
Johnsson, Johan Eker, Håkan Sagerström, Niclas Adner, Bo Christensson, Gun-Britt Rosén
Frånvarande:
Yvonne Andreasson, Malin Olsson
§1) Mötets öppnande
Ordförande Krister Nordland hälsade välkommen. Dagordningen föredrogs och godkändes.
§2) Val av justeringsperson
Krister Nordland valdes till mötessekreterare.
Ordföranden och
Karolina Johnsson utsågs att justera protokollet.
§3) Föregående mötesprotokoll
Föregående styrelsemötesprotokoll från 2020-11-01 lades till handlingarna.
Protokoll från
Extra stämma 2021-03-21 skickas ut nu och kommenteras på nästa styrelsemöte.
§4) Ekonomi
Gunvor gick igenom utskickad ekonomirapport med aktuella siffror t.o.m. mars 2021.
Vi följer budget utom
att inköp material/varor blivit 19.705 kr i stället för budgeterade 10.000 kr. Orsak är oplanerat inköp av ny röjsåg för 8.990 kr.
Summerat: Belopp för skötsel/underhåll allmänningar är
förbrukat då resterande belopp är reserverat för gräsklippning juni. Vägunderhåll har reserverat belopp för saltning och skrapning. Inget ytterligare underhåll ryms i årets budget.
För fällning
av farliga träd (olycksrisk) beviljas max 3.000 kr.
§5) Allmänningarna – underhåll och skötsel
a) Strategisk plan –röjning, ev. trädfällning under året mm
Röjsåg
För att förhindra felaktig användning av röjsågen så kommer Mikael att hålla kurs/utbildning med stickvägsrepresentanter en gång i vår och en gång i höst.
Röjsågen får
endast bokas av stickvägsrepresentanter som anger vilken person som lånar röjsågen.
Utlåning av röjsåg sker enbart till arbete med allmänningarna.
Trädfällning
Övriga (förutom
farliga träd) önskade trädfällningar summeras tillsammans med stickvägsrepresentanter under hösten. Kritisk massa är 50 träd enligt Skånetimmer för att Samfällighetens ekonomi skall klaras.
Önskade
röjningar av allmänningar
Styrelsen har fått önskemål om röjning av:
- område T – stickväg Olvonvägen (speciellt nära Ulexvägen, döda träd). Budget tillåter röjningshjälp
tidigast nästa budgetår.
- område O – stickväg Harrisvägen/Fläderbärsvägen: Taggiga buskar och sly. Får utföras av stickvägslagen själva.
§6) Vägarna – underhåll, mm
a) Vägbulor placering + hastighetsskyltar (motion årsmötet)
På föregående styrelsemöte 2020-11-01 bestämdes placering av vägbulor.
Placeringarna
finns utritade på karta. Kartan anger även förvaltande stickväg eftersom vägbulorna nu är 6 stycken och kräver att fler utför utsättning/inplockning. Även grushögar för vägunderhåll av
stickvägar finns på samma karta. Kartan bifogas detta protokoll.
Två hastighetsskyltar kostar ca 5.000 kr och ryms inte i årets budget. Styrelsen har prioriterat vägbulor framför hastighetsskyltar med tillgänglig budget.
b) Motioner avstängning Ulexvägen/Kortelsväg under sommaren
Två motioner avseende avstängning Ulexvägen sommartid pga badgästers olustiga parkering har inkommit från Louise
& Hans Welinder och Stefan Jönsson & Karin Lundin.
Motioner behandlas av styrelsen under året men beslutas på årsstämma. Claes redogjorde för den kaotiska parkeringssituationen förra sommaren med bland annat
hot av boende på Huldrans väg.
Styrelsen har insett att något bör göras inför sommaren och diskuterade olika lösningar:
- Pollare (2-3 stycken behövs) så man inte kör i vägkanten istället.
- Rep med skylt tvärs över Ulexvägen ”Välkommen till fots”
- Rep och stolpar på utsatta allmänningar K och L.
Håkan fick i uppdrag att kontakta Postnord, Ökrab och Räddningstjänsten
för att höra deras synpunkter på avstängning av Ulexvägen sommartid. Styrelsen kommer därefter att diskutera frågan på ett extra möte i maj månad. Datum är dock ej bestämt ännu.
c) Snöröjning – regelverk för när
Två medlemmar har kontaktat ordförande avseende hemsidans information:
”Samfälligheten svarar för snöröjning under julhelgen, sportlov
och påsk. Vid behov på andra tidpunkter får varje stickväg själv bekosta snöröjningen.”
Anläggningsbeslutet för Rörum ga:1 anger:
Tillfartsvägen skall hållas i sådant skick,
under den tid marken är bar, som krävs för erhållande av statsbidrag till enskild väghållning.
Styrelsen anser att frågan om nytt regelverk för snöröjning bör beslutas på årsstämma
där medlemmarna till exempel ger Samfällighetens snöröjningsansvarig mandat att avgöra när snöröjning är nödvändigt oberoende om det är helg eller vardag.
Vi har fastboende i 15 fastigheter utav
89 bebyggda fastigheter och fritidsboende under andra vintertider än jul, sportlov och Påsk.
d) Medlemsavgift för bebyggda/obebyggda tomter
Anläggningsbeslutet anger förhållandet mellan medlemsavgift
bebyggd/obebyggd tomt.
Årsstämman behöver bestämma om förhållandet skall ändras enligt anläggningsbeslutet eller vara kvar som tidigare årsstämmor beslutat. Ändring innebär inkomstbortfall
på 1500 kr (5 tomter).
§7) Reviderade stadgar. Status registrering hos Lantmäteriet
Beslutade stadgar på Extra stämman 2021-03-21 har skickats in för registrering hos Lantmäteriets samfällighetsregister.
Lantmäteriet kräver två administrativa ändringar (rätt samfällighetsnamn och ange samfällighet Rörum ga:1). Dessa justeringar ar gjorts och uppdaterade stadgar skickas in till Lantmäteriet närmsta dagarna.
Nya stadgarna finns på hemsidan och skickas dessutom ut till medlemmarna via mail. Protokollet Extra stämma anslås på de två anslagstavlorna’.
§8) Övriga frågor
a) Hemsidan
Protokoll på hemsidan har strukturerats med underflikar per verksamhetsår plus uppdelning i årsstämma och styrelsemöte.
Samfällighetens namn kommer också att justeras så att vi alltid framåt använder
rätt namn.
”Strategisk plan för skötsel av grönytor och vägar” adderas med underflik under flik ”Styrelsen informerar”.
Styrelsen uppmanas att lämna synpunkter om något ytterligare saknas
på hemsidan.
Summering från ordförande:
Det medlemsengagemang som styrelsen/stickvägarna upplever skett i samband med arbetet av ”Strategisk plan för skötsel av grönytor och vägar”
har också inneburit ökade kostnader. Styrelsen säger nu nej till ytterligare röjningar av Hassleryd i årets budget och kommer att föreslå en liten ökning i nästa års medlemsavgift så att det positiva
arbetet kan fortsätta med att hålla vår samfällighet i fint skick. Styrelsen uppmanar till diskussion med medlemmarna om ambition på underhållet framåt.
9) Avslutning
Ordförande tackar
för den stora deltagandet på mötet och för bra diskussioner.
Vid protokollet Justerare
Krister Nordland Karolina Johnsson Krister Nordland
Datum 2020-11-01
Plats Digitalt via Messenger-Room
Närvarande: Krister Nordland, Claes Nordenstam, Yvonne Andreasson, Gunvor Persson, Gittan Lundberg, Karolina Johnsson, Johan Eker, Håkan
Sagerström, Niclas Adner
Frånvarande: Malin Olsson, Bo Christensson, Gun-Britt Rosén
§1 Mötet öppnades med visst besvär. Ordförande Krister Nordland hälsade välkommen.
Dagordningen föredrogs och godkändes.
§2 Ordföranden och Gunvor Persson utsågs att justera protokollet.
§3 Föregående mötesprotokoll från 2020-08-02 lades till handlingarna.
§4 Ekonomin. Gunvor Persson redovisade läget per den 30/10. Föreningskontot står på 55 927,15 kr och sparkontot på 50 000 kr. 11 medlemsavgifter är ännu inte betalda.
Påminnelser skickas ut inom
1 - 2 veckor. Mikael Johansson har köpt ny kedja till motorsågen. Kontorsmateriel: Färgpatron till skrivare. Balansrapporten visar att ekonomin är god.
§5 Allmänningarna – underhåll och skötsel.
Röjning av sträcka på Ulexvägen där det är mycket sly så att vägen blir uppsnyggad.
Kommande kostnad ca 5000 kr. Röjsågen är sönder och det är inte lönt att reparera den.
Styrelsen
beslöt att ny röjsåg ska köpas, pris ca 7000 kr + moms och att Mikael Johansson tillfrågas om att sköta inköpet. Pengarna tas från sparkontot. Föreslogs att samordna inköp av röjsåg och möte
med stickvägsrepresentanterna för att visa hur maskinerna ska användas samt att ta fram en enkel bruksanvisning. Styrelsen antog detta förslag. Stickvägarnas genomgång på hösten är klar. Områdesvis genomgång
och diskussion om vissa områden är allmänning eller ej. Kartan över området ska uppdateras. Beslut om trädfällning o d bör bli klart i november-december. Det går inte att räkna med tjäle för trädfällning
så lämplig tidpunkt är mars-april när marken är tillräckligt fast. Beslöts att den strategiska planen uppdateras med bilaga på de återkommande uppdrag som Hassleryds Entreprenad utför.
Klart till kommande
styrelsemöte den 5/4 2021.
§6 Vägarna – underhåll mm.
På stämman togs beslut om 2 nya vägbulor och fler hastighetsskyltar för att påminna om 20 km/tim. Efter diskussion enades styrelsen
om minst 2 nya skyltar, helst i metall och stadigt förankrade i marken. Pris max 3000 kr inkl. moms. Detta ska vara klart till påsken 2021.
Håkan Sagerström åtar sig att fråga kommunen om de har begagnade vägbulor
som föreningen kan köpa. Annars köps vägbulor in. Budget 10 tkr. Håkan Sagerström tar hand om ärendet. Lång diskussion om placering av nya och befintliga vägbulor. Vägbula 1 flyttas till efter Olvonvägen
räknat från Knäbäcksvägen och att hastighetsskylt sätts upp mellan Olvonvägen-Rönnbärsvägen. Ny vägbula vid kröken, innan Näckens väg. Ny vägbula vid Stenshovägen. Håkan
Sagerström ritar upp placeringarna. Styrelsen måste lösa problem med felparkeringar vid utfarten Huldrans väg och Ulexvägens slut.
Styrelsen har beslutat att vägbulorna ska monteras bort vintertid. Ansvar läggs på
stickvägsrepresentanterna. Beslöts att pollarna ska lämnas kvar i år så man ser var vägbulorna ska stå. Om de inte får stå i fred får de förvaras tillsammans med bultarna på säkert ställe.
§7 Reviderade stadgar. Stadgarna genomgicks med föreslagna tillägg och ändringar. Håkan Sagerström lovade kolla om ändringarna är juridiskt riktiga. Ordföranden skickar stadgarna till styrelsen efter korrigeringar
för synpunkter. Han påminde om att uppge personnummer för registrering av styrelsen hos Lantmäteriet. Därefter skickas förslaget till samtliga medlemmar för digitalt extrastämma och omröstning inom 1-2 månader.
Om extrastämman godkänner reviderade stadgar så är det viktigt att de nya stadgarna i original lämnas in till Lantmäteriet för registrering.
§8 Övriga frågor. Hemsidan skulle behöva redigeras
så att det blir lättare att skilja styrelseprotokoll från stämmoprotokoll. Malin Olsson tillfrågas om detta. Ordföranden föreslog att gamla handlingar på papper i pärmar rensas så att endast relevanta
handlingar finns kvar. Styrelsen enades om detta.
Claes Nordenstam meddelade att boulebanan inte varit i bruk under pandemin. Ingen bouleförening har bildats än men kommer att behövas för att hålla ordning på sikt.
§9 Mötet avslutades av ordföranden med tack till alla. Nästa möte är den 5/4 kl. 10.00 på annandag påsk.
Vid protokollet Justerare
Yvonne Andreasson Gunvor Persson Krister Nordland
Närvarande Krister Nordland, Gunvor Persson, Karolina Johnsson, Yvonne Andreasson, Johan Eker, Malin Olsson
§ 1 Krister Nordland öppnade mötet.
§ 2 Yvonne Andreasson utsågs till
sekreterare och Gunvor Persson till justerare.
§ 3 Styrelsen konstituerades:
Ordförande: Krister Nordland
1:e vice ordförande: Claes Nordenstam
2:e vice ordförande: Karolina Johnsson
Kassör: Gunvor Persson
Sekreterare: Yvonne Andreasson
Vägar och grönytor: Håkan Sagerström / Johan Eker
Suppleanter: Malin Olsson / Niclas Adner / Gittan Lundberg
Adjungerad: Gun-Britt Rosén
Adungerad: Bo Christensson
§ 4 Beslöts att nedanstående personer har firmateckningsrätt och att firman tecknas var för sig:
Kassör: Gunvor Persson
Ordförande: Krister Nordland
§ 5 Malin Olsson ansvarar för hemsidan.
Gunvor Persson uppdaterar medlemslistan och granskar hemsidan för uppdateringar. Yvonne Andreasson uppdaterar styrelselistan.
§ 6 Kommande styrelsemöten 2020/2021 bestämdes till söndag 1/11, 5/4 och 4/7 kl. 10.00 på
Olvonvägen 10 och årsstämma den 1/8 2021.
§ 7 Mötet avslutades.