Strategisk plan

Strategisk plan för skötsel av grönytor och vägar

gällande Samfälligheten Rörum 23:3, 23:15 m fl (Ver A)

För beslut på Samfällighetens årstämma 2 augusti 2020

Inledning
Anläggningsbeslut för Samfälligheten Rörum 23:3, 23:15 m fl antogs vid föreningens bildande år 1980 och utgör den grund på vilken föreningen verkar.
Beslutets strikt formulerade föreskrifter vid förvaltning av området
Lyder ”Tillfartsvägen skall hållas i sådant skick, under den tid marken är bar, som krävs för erhållande av statsbidrag till enskild väghållning. Möjlighet till parkering skall finnas längs tillfartsvägen. Den får stängas för genomfart i nordost. Matarvägarna skall hållas så att de är framkomliga med personbil under den tid marken är bar. Grönområdena skall hållas som äng eller vattenyta i vårdat skick. Lövträd får behållas och planteras.”

Styrelsens uppgifter
Styrelsen uppgifter finns i huvudsak specificerade i stadgarna.

• Styrelsen har exekutiv funktion.
• Ansvarar för underhåll av vägar och allmänningar plus ”hålan”.
• Förvaltar föreningens tillgångar och sköter ekonomin.
• Kallar till stämma, har protokollförda möten, gör årlig verksamhetsberättelse, utför uppdrag beslutade på stämma.

Stickvägsrepresentanters uppgifter
Kallar till arbetsdagar och informerar om beslutade skötselinstruktioner fattade på årsmöte och/eller styrelsemöte samt verkar för att arbetslaget följer dessa i görligaste mån. I den mån arbetslaget inte har förutsättningar att följa beslutade instruktioner skall styrelsen informeras.

• Uppdaterar stickvägens kontaktuppgifter.
• Informerar nyinflyttade om samfälligheten.
• Utgör valberedning.
• Meddelar styrelsen vem som är stickvägsrepresentant. Varje stickväg väljer sin representant.
• Varje stickväg bör ha en pärm med stickvägsuppgifter mm.

Bakgrund
På årsstämman 2019 konstaterades att kommunikationen mellan styrelse och stickvägsrepresentanter behöver förbättras. Styrelsen fick även ett uppdrag att till nästa årsstämma göra en översyn/framtidsplan av samfällighetens underhållskostnader, som har ökat de senaste fem åren med högre årsavgift som resultat. Att försöka skapa en hållbar och långsiktig balans mellan eget- och inhyrt arbete sågs som en viktig fråga. Härigenom borde det bli lättare och mer förutsägbart att kostnadsberäkna de externa arbetsinsatserna givet en samsyn om de olika arbetsområdenas skötselnivå och utgångsstatus.

Lägesbeskrivning

Kommunikationen med stickvägsrepresentanterna

Under året som gått har styrelsen arbetat med att förbättra informationsvägar och skapa bättre dialog med stickvägsrepresentationerna.

• Gemensamt möte mellan styrelsen och stickvägsrepresentanterna, söndagen den 18/8-2019.
• Enkät utskickad till alla stickvägsrepresentanter hösten 2019.
• Gemensam vandring över alla grönytor 6/6 2020 och diskussion om status på skötselnivån visavi anläggningsbeslutet på de olika områdena.

Grönområden och Vägnät

Styrelsens väg- och grönområdesansvariga inventerade status på vägar och grönområden under sista kvartalet 2019.

• Områdena A-M är generellt sett fint skötta. Det finns behov av enstaka punktinsatser främst med avseende på bortforsling av ris och sly.
• Skötseln av områden O-U är på något varierande kvalitet och det är tydligt att arbetslagen har olika ambitionsnivåer. Det finns därför ett behov att ta fram tydliga riktlinjer för skötseln.
• Vägrenarna längs med Ulexvägen behöver mer kärlek.
• Tillfartsvägen, Ulexvägen, ansågs vara i behov av underhåll. Matarvägarna håller acceptabel standard.

Åtgärdsförslag avseende dialog mellan Styrelse och Stickvägsrepresentanter respektive medlemmar

Sickvägsrepresentanterna

• Alla stickvägsrepresentanter skickar efter respektive arbetsdag på hösten underhållsförslag för kommande år till styrelsens ansvariga för vägar och grönområden, dvs Håkan Sagerström och Johan Eker.
• Styrelsen sammanställer önskemålen och behandlar dessa förslag i början av november och ansvariga för Vägar och Allmänningar återkopplar sedan till stickvägsrepresentanterna.
• Denna sammanställning används sedan i planering för kommande år av vad som görs i arbetslag och vad som upphandlas.

Medlemmarna

• Informationen på hemsidan uppdateras. Tips på förbättringar lämnas till kassör och/eller ordförande.
• Listan på stickvägsrepresentanternas uppgifter distribueras till styrelse och stickvägsrepresentanter och läggs på hemsidan.
• Så länge anslagstavlorna är hela fyller de en funktion i medlemskommunikationen av mer varaktiga frågor t.ex. instruktion för trädgårdskompost i ”hålan”. Lämpligen speglas denna typ av information på hemsidan.
• Styrelsens ordförande hälsar via mail nya medlemmar välkomna och påminner om rättigheter/förpliktelser i Samfälligheten.

Strategisk plan avseende vägnät och grönområden

Vision
Vi skall verka för skötsel i enlighet med anläggningsbeslutet, som lyder “Tillfartsvägen skall hållas i sådant skick, under den tid som marken är bar, som krävs för erhållande av statsbidrag till enskild väghållning. Möjlighet till parkering skall finnas längs tillfartsvägen...Matarvägarna skall hållas så att de är framkomliga med personbil under den tid som marken är bar. Grönområdena skall hållas som äng eller vattenyta i vårdat skick. Lövträd får behållas och planteras.” Den ålagda uppgiften att vårda grönområden och skog skall bygga på frivilliga insatser av fastighetsägarna. Omfattningen av åtagandena kan skilja sig ganska mycket på de olika områdena. Skötseln skall genomföras med extra hänsyn till biologisk mångfald.

Plan
Förutsättningar
Vår plan måste vara förankrad i anläggningsbeslutet och så långt möjligt dessutom bygga på medlemmarnas preferenser vad gäller skötselnivåer och insatsen av eget arbete. Ett första inspel beträffande nivåer, preferenser och arbetsinsatser har vi fått i enkätsvaren från stick-vägsrepresentanterna.

Generellt tycker vi oss kunna konstatera, att stickvägarnas arbetsinsatser varit tämligen begränsade i ”stortomtsområdet”. Här verkar det som insatserna utförts på individuella initiativ och endast i undantagsfall skett på gemensamma planerade arbetsdagar. Hög ålder anförs som anledning från några håll. Speciellt område U verkar vara satt på undantag. Kanske beroende på att området delas av flera stickvägar. Det verkar vara en helt annan inställning till gemensamma arbetsdagar bland ”småtomterna” här fungerar det bra/mycket bra. Finns det skäl som talar för att vi förändrar ytskiktet på Ulexvägen – trafiksäkerhet, ekonomiska, estetiska, miljömässiga (damm, ljud) ….? I våra svar kan vi se en klar majoritet för att behålla nuvarande struktur med saltning, grusning och skrapning

Genomförande

Grönområden:

En grundförutsättning är att så mycket som möjligt skall utföras med ideella krafter. Samtliga stickvägar listar/ritar in på karta vad som kommer att utföras med frivilliga arbetsinsatser och vad som kräver externa resurser. Styrelsen sammanställer och återkommer.

Skapa samsyn mellan och inom arbetslagen genom att

Klargörande om vilken skötselnivå som är acceptabel på grönområdena.

• Åtgärd: Möte med representanter för Harrisvägen, Fläderbärsvägen, Rönnbärsvägen, och Olvonvägen gällande skötsel av O-Q. Övriga områden bedöms ligga på en acceptabel nivå.

Koordinerade punktinsatser för röjning och bortforsling av sly

• Åtgärd: Begära in information om behov av stöd från samfälligheten. Styrelsen är ansvarig för koordinering av ev. insatser för att minska merkostnader.

Inventering av större träd som behöver fällas av

• Åtgärd: Respektive stickväg går runt på sitt område och noterar antal inom två närmaste 5 årsintervallen. Det krävs ca 50 träd som skall fällas för att få ekonomi på trädfällning. En enstaka trädfällning (inkl bortforsling) kostar ca 2000 kr. Icke önskade träd får inte låtas växa upp så en extern aktör sedan behöver anlitas för borttagning.

Dokumentera områden för gräsklippning och tidpunkt för densamma.

• Åtgärd: Respektive stickväg listar önskemål om område samt tidpunkt - Försommaren alternativt sensommaren.

Vägnätet:
Vi vill ändå redogöra för alternativet att belägga Ulexvägen med asfaltbetong: Vi har fått ett kalkylpris på 500 kkr. Hållbarheten är ju inte evig men kanske vi kan räkna med 24 år (passar vår cykel för vägunderhållet) utan att behöva laga eller lappa i någon större omfattning. Förmodligen väl optimistiskt eftersom vägen regelmässigt trafikeras av tunga sopbilar som är riktiga kantmarodörer. Men vi leker ändå med tanken. Beräknat i dagens priser kostar det totalt 16.700:- per år om vi saltar varje år, lägger på grus och skrapar vart tredje år samt grusar stickvägarna vart 6:e år. Lägger vi asfalt har vi en engångskostnad på ca 500 kkr. Per år under 24 år blir det 20.800:-. I vågskålen ligger ju också att i ovan beskriven arbetsmodell belastar kostnaden för underhållet av stickvägarna föreningen. Enligt allmänna råden kopplade till anläggningsbeslutet skall den kostnaden bestridas av respektive stickväg. Ett förfarande, som enligt vårt förmenande är helt ohanterligt och ogenomförbart.

Då återstår att ta hänsyn till faktorer som inte är så lätta att lägga ekonomiska värden på. Man kan ju göra det provocerande lätt: Asfalt, allt annat lika, ökar hastighet enligt alla empiriska underökningar. En allvarlig personolycka kostar….

Kvintessens – Nuvarande ytbeläggning förordas och blir dessutom billigare än alternativet asfaltbetong.

Styrelsen ansvarar för att kostnaderna följer de ekonomiska ramarna, som sätts av Stämman. I uppdraget ligger också att styrelsen bör konkurrensutsätta de externa entreprenörerna med jämna mellanrum.

En logisk följd av att dela blir att vår ekonomiska redovisning, budgets och årsbokslut anpassas till de olika huvudgrenarna i vår verksamhet. Vi får då mycket lättare att följa kostnadsutveckling både gentemot budgets och historiskt.

Grönytor

• Klippning ängar och vägrenar (Ulexvägen) Kostnad 2019 var 20 kkr inkl röjning sly
• Röjning sly, hyra flismaskin
• Trädfällning, huvudsakligen enstaka träd som måste tas ner av olika skäl
• Plantering

Vägnät

• Saltning Ulexvägen                              kostnad 2020 10 kkr
• Ny ytbeläggning av bergkross Ulexvägen                    12 ”
• Skrapning Ulexvägen                                                 2 ”
• Ny ytbeläggning av bergkross Stickväg
• Inköp bergkross för bättring hålor etc.                       3 ”

Bilaga – Lista på allmänningar och dess stickvägsansvarig